IT för rekryterings- och bemanningsföretag handlar till stor del om att hantera information om människor på ett säkert sätt. CV:n, personliga brev, referenser, intervjuanteckningar och kontaktuppgifter flödar dagligen mellan kandidater, kunder och rekryterare. Samtidigt är tempot högt: tjänster ska tillsättas snabbt, intervjuer bokas om och konsulter börjar och slutar uppdrag med kort varsel.
De flesta rekryterings- och bemanningsföretag med fem till hundra anställda saknar egen IT-avdelning, och IT-frågorna hamnar hos någon som egentligen ska arbeta med kunder och kandidater. Här går vi igenom de områden som brukar göra störst skillnad: kandidatdata, inloggning och konton, rekryteringssystem, mejl, videointervjuer, konsulternas IT, mobilt arbete och rutiner när personal kommer och går.
Kandidatdata och GDPR
Kandidatuppgifter är personuppgifter, och en del av dem kan vara känsliga. Därför är det viktigt att ni vet var uppgifterna finns, vem som har åtkomst till dem och hur länge de sparas. I praktiken sprids CV:n ofta till många ställen: rekryteringssystemet, mejlbilagor, nedladdade filer på datorn, delade mappar och ibland utskrifter på skrivbordet.
Samla uppgifterna på ett ställe
Målet är att kandidatdata i första hand ska finnas i rekryteringssystemet och inte i kopior runt om i organisationen. Skapa en rutin för att ladda upp inkomna CV:n direkt i systemet och ta bort bilagor och nedladdade filer efteråt. Ju färre kopior som finns, desto enklare blir det att radera uppgifter när de inte längre behövs eller när en kandidat begär det.
Gallring och behörigheter
Bestäm hur länge olika typer av uppgifter sparas och se till att gallringen faktiskt görs, gärna med stöd av funktioner i systemet. Begränsa också vem som ser vad: en rekryterare behöver inte automatiskt se alla kandidater i alla uppdrag. Vad GDPR kräver av just er verksamhet bör ni stämma av med IMY eller en jurist. Vi hjälper till med den tekniska sidan – mer om det i GDPR och IT-säkerhet.
Säker inloggning och konton
Rekryterare har ofta konton i många tjänster: Microsoft 365, rekryteringssystem, jobbsajter, sociala nätverk, testverktyg och kundernas portaler. Varje konto är en möjlig väg in till kandidatdata. Grunden är tvåstegsverifiering på alla konton där det går, en lösenordshanterare för företaget och att konton i externa tjänster kopplas till företagets e-post – inte till privata adresser.
Där det är möjligt är det bra att logga in i externa system med företagets Microsoft-konto. Då räcker det att stänga ett konto när någon slutar, i stället för att komma ihåg ett tiotal separata inloggningar. Läs mer i tvåstegsverifiering för företag och lösenordshanterare för företag.
Rekryteringssystem och integrationer
Rekryteringssystemet är ofta verksamhetens viktigaste program. När ni väljer eller ser över systemet är det värt att ställa några IT-frågor utöver de rent funktionella:
- Stöder systemet inloggning med företagets Microsoft-konto och tvåstegsverifiering?
- Var lagras uppgifterna, och finns ett personuppgiftsbiträdesavtal?
- Finns stöd för gallring och för att radera en kandidats uppgifter på begäran?
- Går det att styra behörigheter per roll, kund eller uppdrag?
- Hur fungerar kopplingen till kalender och mejl i Microsoft 365?
- Kan ni få ut era uppgifter om ni byter system i framtiden?
Integrationer mot kalender och mejl sparar mycket tid, men ger också systemet åtkomst till era brevlådor. Låt någon med administratörsbehörighet godkänna sådana kopplingar, och gå igenom vilka appar som har åtkomst med jämna mellanrum.
Mejl, bilagor och nätfiske
Rekryterare öppnar bilagor från okända avsändare som en naturlig del av jobbet. Det gör branschen särskilt utsatt för skadliga bilagor och falska ansökningar. Ett bra skydd i mejlsystemet som granskar bilagor och länkar, uppdaterade datorer och medarbetare som vet vad de ska vara uppmärksamma på gör stor skillnad.
Uppmuntra kandidater att söka via systemets formulär i stället för att mejla CV:n. Då hamnar uppgifterna direkt på rätt ställe och färre bilagor passerar inkorgen. Hur ni känner igen misstänkta mejl beskriver vi i känna igen nätfiskebrev. Se också till att er domän har SPF, DKIM och DMARC på plats, så att ingen kan utge sig för att vara er mot kandidater och kunder.
Videointervjuer och mötesrum
Digitala intervjuer är vardag i många rekryteringsprocesser. Ett tyst rum, en bra kamera och ett headset eller en mikrofon som tar upp ljudet tydligt ger ett professionellt intryck. Testa tekniken innan intervjun och ha en reservplan, till exempel ett telefonnummer, om uppkopplingen sviktar.
Spela bara in intervjuer om ni har ett tydligt syfte och en laglig grund, informera kandidaten i förväg och bestäm var inspelningen lagras och när den raderas. För mötesrum med fler deltagare finns fler tips i mötesrum för Teams.
IT för konsulter ute hos kund
Bemanningsföretag har ofta konsulter som arbetar hos kunder och använder kundens utrustning och system. Ibland behöver de ändå åtkomst till er tidrapportering, lönebesked eller intranät. Bestäm vilka system konsulterna ska nå och ge dem bara det. Ett enklare konto med begränsad licens kan räcka för den som bara rapporterar tid.
Om konsulter får dator eller mobil från er behöver enheterna hanteras centralt, med kryptering och möjlighet att spärra dem om de försvinner. Hur det fungerar beskriver vi i hantera mobiler med MDM och Intune.
Mobilt arbete och backup
Rekryterare arbetar ofta på språng: kundmöten, intervjuer på caféer, mässor och dagar hemifrån. Det ställer krav på att jobbmejl och system fungerar säkert i mobilen och den bärbara datorn, att offentliga wifi-nät inte används utan skydd och att skärmen låses när datorn lämnas. Krypterade datorer och telefoner som kan spärras på distans gör att en borttappad enhet blir ett irritationsmoment snarare än en dataincident. Läs mer i säkert distansarbete för företag.
Glöm inte heller backupen. Rekryteringssystem i molnet har oftast egen säkerhetskopiering hos leverantören, men kontrollera vad som ingår och hur snabbt ni kan få tillbaka uppgifter. Mejl, kalendrar och filer i Microsoft 365 behöver en separat backup – leverantören skyddar sin drift, men inte mot att någon hos er råkar radera något eller att ett konto kapas. Mer om det i backup av Microsoft 365.
När personal och konsulter kommer och går
I en bransch där människor byter uppdrag och arbetsgivare ofta är rutinerna för start och avslut extra viktiga. En ny rekryterare ska ha dator, konton, licenser och rätt behörigheter i systemet från första dagen. När någon slutar ska åtkomsten stängas samma dag, mejl omdirigeras och utrustning återlämnas – inte minst eftersom personen kan ha haft tillgång till många kandidaters uppgifter.
Vår guide om onboarding av nyanställda visar hur en rutin kan se ut, och onboarding och offboarding kan vi sköta åt er.
Checklista: IT för rekryterings- och bemanningsföretag
- Kandidatdata samlas i rekryteringssystemet, inte i mejl och lokala filer.
- Gallringsregler är bestämda och följs.
- Behörigheter i systemet är styrda per roll eller uppdrag.
- Tvåstegsverifiering är aktiverad på alla konton.
- Företaget har en gemensam lösenordshanterare.
- Externa tjänster är kopplade till företagets e-post.
- Mejlskydd granskar bilagor och länkar.
- SPF, DKIM och DMARC är konfigurerade för domänen.
- Rutin finns för inspelning och radering av videointervjuer.
- Konton stängs samma dag som någon slutar.
Sammanfattning
IT för rekryterings- och bemanningsföretag handlar om att skydda kandidaternas uppgifter, hålla ordning på många konton och ha rutiner som klarar ett högt tempo i personalförändringar. Med uppgifterna samlade på ett ställe, säker inloggning och tydliga rutiner kan rekryterarna fokusera på att matcha rätt person med rätt uppdrag.
Vi hjälper rekryterings- och bemanningsföretag i bland annat Stockholm City och Kista med helpdesk och fjärrsupport, IT-säkerhet och backup och Microsoft 365. IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB. Kontakta oss för en kostnadsfri genomgång av er IT.
Vanliga frågor
Hur skyddar vi kandidaters CV:n och personuppgifter?
Samla uppgifterna i rekryteringssystemet, undvik kopior i mejl och på datorer, begränsa behörigheterna och gallra regelbundet. Kombinera det med tvåstegsverifiering och krypterade datorer.
Hur hanterar vi IT för konsulter som arbetar hos kunder?
Bestäm vilka av era system konsulterna behöver nå och ge dem bara det. Utrustning som ni lämnar ut ska hanteras centralt med kryptering och möjlighet att spärras om den försvinner.
Får vi spela in videointervjuer?
Det beror på syfte och laglig grund, och kandidaten ska alltid informeras i förväg. Stäm av med IMY eller en jurist vad som gäller för er. Tekniskt behöver ni bestämma var inspelningar lagras och när de raderas.
Vad är viktigast när en rekryterare slutar?
Att åtkomsten till alla system stängs samma dag, att mejl omdirigeras till en kollega och att utrustningen återlämnas. Samlad inloggning med företagets konto gör det betydligt enklare.
Fördjupning: IT-onboarding av nyanställda · Checklista IT-säkerhet. Vi hjälper företag i bland annat Stockholm City och Kista.