Backup av Microsoft 365 är en fråga som många mindre företag aldrig har ställt sig. Mejlen ligger i molnet, filerna synkas till OneDrive och projektmapparna finns i SharePoint – då borde väl allt vara säkert? Svaret är att Microsoft håller tjänsten igång med hög tillgänglighet, men att det inte automatiskt betyder att just era data går att få tillbaka efter ett misstag eller ett angrepp.
I den här artikeln förklarar vi hur ansvaret är fördelat mellan Microsoft och er, vilka situationer som brukar leda till dataförlust, varför papperskorg och versionshistorik inte räcker som backup, och vad ni bör tänka på när ni väljer en lösning. Vi avslutar med en checklista och frågor att ställa till en leverantör.
Microsoft ändrar sina tjänster, lagringstider och licenser med jämna mellanrum. Vi skriver därför generellt och rekommenderar att ni alltid kontrollerar aktuell information hos Microsoft för just era licenser.
Delat ansvar: Microsoft ansvarar för tjänsten, ni för era data
Molntjänster bygger på en modell med delat ansvar. Microsoft ansvarar för att datacenter, servrar, nätverk och själva programvaran fungerar. De ser till att tjänsten är tillgänglig och skyddar den mot exempelvis hårdvarufel och strömavbrott i deras miljö. Det är ett omfattande ansvar, och det är en stor anledning till att molnet är bekvämt för mindre företag.
Det som ligger i tjänsten – era mejl, dokument, kalendrar och Teams-filer – är däremot ert ansvar. Om en medarbetare raderar en mapp, om ett konto kapas och en angripare tömmer en brevlåda, eller om filer krypteras av skadlig kod och sedan synkas upp till molnet, så gör tjänsten precis det den ska: den sparar ändringen. Microsoft kan inte veta att ändringen var oönskad.
Det är därför som en separat backup ofta rekommenderas. Den ska ligga utanför den vanliga miljön, så att ett misstag eller angrepp i Microsoft 365 inte samtidigt påverkar kopiorna. I vår guide om backup för företag beskriver vi principerna mer utförligt, även för datorer och andra system.
Vanliga orsaker till dataförlust i Microsoft 365
Dataförlust i molnet beror sällan på att Microsoft tappar något. Det handlar nästan alltid om händelser i den egna organisationen. Här är de vanligaste:
Misstag och radering
Någon raderar en mapp i SharePoint i tron att det är en lokal kopia, skriver över ett dokument med fel version eller tömmer en mejlmapp för att få plats. Ibland upptäcks det först långt senare, när informationen behövs i ett projekt eller vid en revision.
Kapade konton och ransomware
Ett kapat konto kan användas för att radera eller ändra information, eller för att skicka bedrägliga mejl i ert namn. Utpressningsprogram kan kryptera filer på en dator som sedan synkas till OneDrive eller SharePoint, så att molnkopian också blir oläslig. Läs mer i vårt inlägg om skydd mot ransomware.
Avslutade anställningar
När någon slutar tas kontot och licensen ofta bort för att spara kostnader. Om ingen först har sett till att mejl och filer flyttats eller sparats kan innehållet försvinna efter en tid. Det är en av de vanligaste orsakerna till att information går förlorad i mindre företag.
Papperskorg och versionshistorik är inte samma sak som backup
Microsoft 365 har inbyggda funktioner som papperskorg, versionshistorik och möjlighet att återställa borttagna objekt under en viss tid. De är bra och räddar många vardagliga misstag. Men de är inte utformade som en backup, och det finns några viktiga skillnader.
- Lagringstiden är begränsad och varierar mellan tjänster och licenser – kontrollera vad som gäller för er hos Microsoft.
- Funktionerna ligger i samma miljö som originalet. Den som har tagit över ett administratörskonto kan ofta påverka båda.
- Att återställa större mängder, till exempel en hel webbplats eller en brevlåda vid en viss tidpunkt, kan vara krångligt eller inte gå alls.
- När ett konto väl har tagits bort permanent kan innehållet vara borta för gott.
En riktig backup är en separat kopia som tas regelbundet, sparas under en tid ni själva bestämmer och som går att läsa tillbaka oberoende av vad som händer i den ordinarie miljön.
Vad bör säkerhetskopieras?
En bra backup av Microsoft 365 täcker de tjänster där er information faktiskt finns. För de flesta företag handlar det om fyra delar:
- Exchange Online: brevlådor med mejl, kalendrar och kontakter, inklusive delade brevlådor.
- OneDrive: varje medarbetares personliga filer, som ofta innehåller mer arbetsmaterial än man tror.
- SharePoint: gemensamma webbplatser, dokumentbibliotek och projektmappar.
- Teams: filerna i kanalerna, som i praktiken lagras i SharePoint, och eventuellt chattinnehåll om lösningen stöder det.
Om ni är osäkra på var filerna egentligen ligger kan vårt inlägg om skillnaden mellan SharePoint, OneDrive och Teams hjälpa. Ofta är en genomgång av filstrukturen ett bra första steg innan man väljer backuplösning, eftersom det också gör det lättare att avgöra vad som är viktigast att kunna återställa snabbt.
RPO och RTO – förklarat enkelt
Två begrepp dyker ofta upp när man pratar backup: RPO och RTO. De låter tekniska men handlar om två enkla frågor som verksamheten behöver svara på.
RPO: hur mycket kan ni tappa?
RPO står för Recovery Point Objective. Det beskriver hur gammal den senaste kopian får vara, alltså hur mycket arbete ni kan acceptera att förlora. Om kopior tas sällan kan en hel dags eller veckas arbete försvinna. Ju tätare kopior, desto mindre förlust.
RTO: hur snabbt måste ni vara igång?
RTO står för Recovery Time Objective och handlar om hur lång tid det får ta att få tillbaka informationen. För en enskild fil är det sällan kritiskt, men om en hel projektmapp eller en säljares brevlåda försvinner kan det påverka kunder direkt. Svaren på de här frågorna skiljer sig mellan verksamheter och styr vilken lösning som passar.
En backup är bara värd något om den går att läsa tillbaka
Det vanligaste problemet med backup är inte att den saknas, utan att ingen har kontrollerat att den fungerar. Jobb kan ha slutat köras, nya användare eller webbplatser kanske aldrig lades till, eller så tar återläsningen mycket längre tid än någon räknat med.
Gör därför regelbundna provåterläsningar. Välj en fil, en mejlmapp och gärna någon gång en hel webbplats, och återställ dem till en testplats. Dokumentera vem som gör det, hur lång tid det tog och om något saknades. Inom vår tjänst för IT-säkerhet och backup ingår att följa upp att kopiorna faktiskt går att använda.
Backup hänger också ihop med hur miljön är uppsatt i övrigt. Tvåstegsverifiering, begränsade administratörsbehörigheter och en ordnad rutin när någon slutar minskar risken att backupen alls behöver användas. Det arbetet ingår i vår hjälp med Microsoft 365 och Google Workspace.
Frågor att ställa till en leverantör
- Vilka delar av Microsoft 365 omfattas: Exchange, OneDrive, SharePoint och Teams?
- Hur ofta tas kopior, och hur länge sparas de?
- Var lagras kopiorna, och är de separerade från vår ordinarie miljö?
- Kommer nya användare och webbplatser med automatiskt?
- Hur går en återläsning till, och vem gör den när vi behöver det?
- Hur ofta testas återläsning, och får vi se resultatet?
- Vad händer med kopiorna för en medarbetare som slutar?
Ställ också frågan om vem som får larm om ett backupjobb misslyckas. Om ingen får besked kan en lösning ha slutat fungera i månader innan någon märker det.
Checklista för backup av Microsoft 365
Gå igenom punkterna med er IT-partner
- Ni vet var verksamhetens viktiga mejl och filer finns.
- Det finns en separat backup utöver papperskorg och versionshistorik.
- Backupen omfattar brevlådor, OneDrive, SharePoint och Teams-filer.
- Ni har bestämt hur mycket data ni kan tappa och hur snabbt ni måste vara igång.
- Nya användare och webbplatser kommer med i backupen automatiskt.
- Någon får larm om ett backupjobb misslyckas.
- Återläsning testas regelbundet och resultatet dokumenteras.
- Mejl och filer säkras innan en avslutad medarbetares konto tas bort.
- Administratörskonton har tvåstegsverifiering och är så få som möjligt.
Kom igång
Ni behöver inte lösa allt på en gång. Börja med att ta reda på var informationen finns, bestäm vad som är viktigast och se till att det finns en kopia utanför den ordinarie miljön. Därefter handlar det om uppföljning. Vi hjälper företag i hela Stockholmsområdet, till exempel i Solna, med både uppsättning och löpande kontroll.
IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och hjälper mindre företag att skydda sin information i Microsoft 365 – boka gärna en kostnadsfri genomgång.
Vanliga frågor
Säkerhetskopierar inte Microsoft redan allt i Microsoft 365?
Microsoft ansvarar för att tjänsten fungerar och är tillgänglig, men era data är ert ansvar. Inbyggda funktioner som papperskorg och versionshistorik har begränsad lagringstid och ligger i samma miljö. Kontrollera aktuella villkor hos Microsoft.
Räcker det att filerna synkas till OneDrive?
Nej. Synkning gör att samma ändring syns överallt – även en radering eller en fil som krypterats av skadlig kod. En backup är en separat kopia som går att läsa tillbaka från en tidigare tidpunkt.
Vad händer med mejl och filer när en anställd slutar?
Om kontot tas bort utan att innehållet först säkras kan det försvinna efter en tid. Ha en rutin där mejl och filer flyttas eller säkerhetskopieras innan kontot och licensen avslutas.
Hur ofta bör vi testa att backupen fungerar?
Regelbundet, och alltid efter större förändringar i miljön. Återställ en fil, en mejlmapp och ibland en hel webbplats till en testplats och dokumentera resultatet, så att ni vet att det fungerar när det behövs.
Fördjupning: Backup för företag · Microsoft 365 för småföretag. Vi hjälper företag i bland annat Solna och Stockholm City.