IT-support för konsultbolag handlar om mer än att datorerna fungerar. Konsulterna sitter ofta hos kunder, rör sig mellan uppdrag och hanterar information som tillhör någon annan. Samtidigt är kontoret ofta glest bemannat och ingen har IT som sitt huvuduppdrag.
I den här artikeln går vi igenom de områden som brukar ge mest effekt för ett konsultbolag med 5–100 anställda i Stockholmsområdet: enheter, konton och behörigheter, onboarding, kundernas säkerhetskrav, distansarbete och support när konsulten sitter hos kund. Sist finns en checklista och frågor att ställa till en IT-partner.
Konsultbolagets särskilda IT-behov
Ett konsultbolag skiljer sig från ett traditionellt kontorsföretag på några viktiga punkter. Medarbetarna arbetar där kunden finns, ibland på kundens nätverk och ibland i kundens system. Få personer är på kontoret samtidigt, och den som behöver hjälp sitter sällan bredvid någon som kan IT.
- Konsulter arbetar hos kund, hemma, på resande fot och ibland på kontoret.
- Projekt startar och avslutas snabbt, och behörigheter behöver följa med.
- Kunder ställer ofta krav på hur deras information hanteras.
- Medarbetare och underkonsulter kommer och går i takt med uppdragen.
- Datorn är konsultens viktigaste verktyg – står den still står debiteringen still.
Det betyder att IT-miljön behöver vara byggd för rörlighet från början: molnbaserade tjänster, centralt hanterade enheter och tydliga regler för vem som får se vad.
Enheter och arbetsplats hos kund
En av de första frågorna är vilken dator konsulten ska använda. Vissa kunder vill att konsulten arbetar i kundens miljö på en dator som kunden lånar ut, andra accepterar att konsulten använder bolagets egen dator. Ofta förekommer båda varianterna i samma bolag.
Bolagets egen dator
När konsulten använder bolagets dator är det ni som ansvarar för att den är krypterad, uppdaterad och centralt hanterad. Det brukar fungera bäst om alla datorer ser likadana ut, köps in på samma sätt och registreras i hanteringsverktyget redan vid leverans. Vi hjälper till med val och leverans genom hårdvara och inköp.
Kundens dator
Om konsulten arbetar på kundens dator bör det vara tydligt vilken information som får finnas var. Bolagets egna dokument hör hemma i bolagets miljö och kundens dokument i kundens. Att blanda dem gör det svårt att avsluta ett uppdrag på ett ordnat sätt.
Mobiler
Mobilen används för mejl, Teams och tvåstegsverifiering och behöver därför hanteras lika noga som datorn. Läs mer i vårt inlägg om att hantera jobbmobiler med MDM och Intune.
Konton, behörigheter och gäster i Microsoft 365
De flesta konsultbolag arbetar i Microsoft 365. Det ger goda möjligheter att styra åtkomst per projekt, men bara om strukturen planeras. En vanlig modell är ett Teams-team eller en SharePoint-webbplats per kund eller uppdrag, där bara de som arbetar i uppdraget har tillgång.
- Skapa en tydlig struktur per kund eller projekt i stället för en stor gemensam mapp.
- Styr åtkomst med grupper, inte enskilda personer, så blir det enklare att ändra.
- Bjud in kundens kontaktpersoner som gäster i stället för att mejla filer fram och tillbaka.
- Se över gästkonton regelbundet och ta bort dem när uppdraget är slut.
Var filerna ska ligga reder vi ut i SharePoint, OneDrive eller Teams – var ska filerna ligga?. Vill ni ha hjälp att sätta upp strukturen ingår det i vår tjänst för Microsoft 365 och Google Workspace.
Snabb onboarding och offboarding av konsulter
I ett konsultbolag är det vanligt att nya medarbetare ska börja arbeta hos kund nästan direkt. Då behöver dator, konto, licenser och behörigheter vara klara innan första dagen. Lika viktigt är att allt stängs ordentligt när någon slutar eller när en underkonsult lämnar ett uppdrag.
- Beställ dator och mobil i god tid så att de kan förberedas.
- Skapa konto och tilldela licens enligt en fast mall för rollen.
- Lägg till personen i rätt grupper för de uppdrag hen ska arbeta i.
- Aktivera tvåstegsverifiering vid första inloggningen.
- Vid avslut: spärra kontot, samla in utrustning och flytta över data som ska sparas.
Med onboarding och offboarding som en fast rutin blir varje ny medarbetare en upprepning snarare än ett projekt. I guiden onboarding av nyanställda i IT finns en mer detaljerad genomgång.
Säkerhetskrav från kunder och uppdragsgivare
Kunder ställer ofta krav på hur deras information hanteras, särskilt större organisationer och offentliga uppdragsgivare. Kraven kan stå i avtal, i säkerhetsbilagor eller komma som frågeformulär inför ett uppdrag. Vad som krävs varierar, så det viktiga är att ni kan beskriva hur ni faktiskt arbetar.
- Tvåstegsverifiering på alla konton – se tvåstegsverifiering för företag.
- Krypterade och uppdaterade datorer som hanteras centralt.
- En skriftlig IT-policy som medarbetarna känner till.
- Rutiner för behörigheter och för att avsluta åtkomst.
- Kunskap om hur personuppgifter hanteras – läs mer i GDPR och IT-säkerhet.
Har ni detta på plats och dokumenterat blir det betydligt enklare att svara på kundernas frågor och att vinna uppdrag där säkerhet väger tungt.
Arbeta säkert på distans och på resande fot
Konsulter arbetar från kundens kontor, tåget, hotellet och hemma. Det fungerar bra så länge grunden är rätt: tvåstegsverifiering, krypterade enheter, försiktighet med öppna nätverk och att filer sparas i molnet i stället för lokalt. Mer om detta finns i säkert distansarbete för företag.
Förr eller senare försvinner en dator i en taxi eller blir kvar på ett tåg. Med central hantering kan den spärras och raderas på distans. Läs vad ni bör göra i borttappad eller stulen jobbdator – och se till att konsulterna vet vem de ska ringa.
Support när konsulten sitter hos kund
När konsulten sitter hos kund och något slutar fungera behövs hjälp snabbt och utan omvägar. Det mesta brukar gå att lösa på distans: inloggningsproblem, Outlook, Teams, behörigheter och program. Med helpdesk och fjärrsupport kan konsulten ringa eller skriva och få hjälp där hen sitter.
Vissa saker kräver ändå att någon kommer på plats, till exempel nätverk och skrivare på kontoret eller byte av utrustning. Hur ni kan väga distans mot besök beskriver vi i guiden IT-support på distans eller på plats.
Checklista för konsultbolagets IT
Det här bör vara på plats
- Tvåstegsverifiering är aktiverad på alla konton.
- Alla datorer är krypterade och hanteras centralt.
- Mobiler som används i jobbet är registrerade och kan spärras.
- Varje kund eller projekt har en egen struktur för filer.
- Åtkomst styrs med grupper och ses över regelbundet.
- Gästkonton tas bort när uppdrag avslutas.
- Det finns en fast rutin för onboarding och offboarding.
- En IT-policy finns och medarbetarna känner till den.
- Data i Microsoft 365 säkerhetskopieras.
- Konsulterna vet vart de vänder sig när något krånglar.
Frågor att ställa till en IT-partner
När ni väljer IT-partner är det värt att fråga hur de arbetar med bolag där medarbetarna inte sitter på kontoret. Några frågor som brukar ge tydliga svar:
- Hur hjälper ni en konsult som sitter hos kund och inte kommer in i sina system?
- Hur snabbt kan ni förbereda en dator och ett konto för en ny medarbetare?
- Hur hjälper ni oss att svara på kundernas säkerhetsfrågor?
- Kan ni komma på plats till kontoret när det behövs?
Vi arbetar med konsultbolag i hela Stockholmsområdet, bland annat med IT-support i Solna och IT-support i Sundbyberg där många konsultbolag har kontor.
IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och hjälper små och medelstora företag med IT-support, säkerhet och Microsoft 365. Vill ni veta var ert konsultbolag står i dag erbjuder vi en kostnadsfri genomgång där vi går igenom er IT-miljö och föreslår nästa steg.
Vanliga frågor
Vad behöver ett konsultbolag för IT-support?
Oftast support på distans som når konsulterna där de sitter, central hantering av datorer och mobiler, en tydlig struktur för behörigheter i Microsoft 365 och en fast rutin för onboarding och offboarding. Till det kommer säkerhetsgrunder som tvåstegsverifiering och backup.
Får konsulter använda sina egna datorer?
Det kan fungera, men det blir svårare att styra säkerheten och att avsluta åtkomst när någon slutar. De flesta konsultbolag väljer därför datorer som bolaget äger och hanterar centralt. Bestäm vad som gäller och skriv in det i er IT-policy.
Hur ger vi en konsult åtkomst bara till rätt projekt?
Genom att ha en separat struktur per kund eller projekt i Teams eller SharePoint och styra åtkomsten med grupper. Konsulten läggs till i gruppen när uppdraget startar och tas bort när det är klart.
Hur snabbt kan en ny konsult komma igång?
Det beror främst på hur tidigt utrustningen beställs och hur väl rutinen är förberedd. Med en fast mall för konto, licenser och behörigheter och en dator som förbereds i förväg kan den nya konsulten oftast börja arbeta direkt den första dagen.
Fördjupning: IT-onboarding av nyanställda · IT-policy för företag. Vi hjälper företag i bland annat Solna och Sundbyberg.