Säkert distansarbete handlar om att företagets data ska vara lika väl skyddad när medarbetarna jobbar hemma, på tåget eller på ett café som när de sitter på kontoret. För många mindre företag är hemarbete i dag en självklar del av vardagen, men rutinerna för IT-säkerhet har inte alltid hängt med.
På kontoret finns en brandvägg, ett nätverk som någon har satt upp och kollegor som märker om något verkar konstigt. Hemma är det medarbetaren själv som ansvarar för routern, skrivaren och vem som ser skärmen. I den här artikeln går vi igenom de områden som gör störst skillnad för ett företag med fem till hundra anställda – och avslutar med en checklista och ett förslag på en enkel distanspolicy.
Varför distansarbete kräver egna rutiner
När arbetet flyttar ut från kontoret försvinner flera skydd som annars sker i bakgrunden. Datorn ansluter till okända nätverk, fler personer kan se skärmen och det blir frestande att lösa problem på egen hand, till exempel genom att mejla en fil till sin privata adress för att kunna skriva ut den hemma. Varje sådan genväg är begriplig, men tillsammans skapar de luckor.
Målet är inte att misstro medarbetarna, utan att göra det enkla valet till det säkra valet. Om inloggningen är skyddad, datorerna hanteras centralt och filerna ligger i molnet behöver ingen fundera särskilt mycket på säkerhet i vardagen. Det är också grunden i vår checklista för IT-säkerhet i småföretag.
Säker inloggning
Det viktigaste skyddet vid distansarbete är att ett stulet lösenord inte räcker för att komma in. Slå på tvåstegsverifiering för alla konton i Microsoft 365, även för ledning och administratörer. Vi har skrivit mer om hur det går till i inlägget om tvåstegsverifiering för företag.
Villkorlig åtkomst
Med villkorlig åtkomst i Microsoft 365 kan ni ställa regler för när och hur inloggning får ske, till exempel att bara hanterade datorer får öppna företagets filer eller att inloggningar från ovanliga platser kräver extra kontroll. Vilka funktioner som ingår beror på licensnivå, så kontrollera det innan ni planerar. Hjälp med inställningarna ingår i vårt arbete med Microsoft 365 och Google Workspace.
Inga delade konton
Delade inloggningar, som ett gemensamt konto för receptionen eller ekonomin, blir extra riskabla när de används från flera hem. Det går inte att se vem som gjorde vad och lösenordet sprids lätt. Ge varje person ett eget konto och använd delade brevlådor eller gemensamma mappar när flera behöver samma information.
Företagets datorer jämfört med privata datorer
En dator som företaget äger och hanterar centralt kan ni hålla uppdaterad, kryptera och vid behov spärra eller rensa på distans. En privat dator har ni ingen kontroll över: den kan sakna uppdateringar, delas med familjen eller ha program installerade som ingen känner till. Därför bör arbete med företagets data i första hand ske på företagets datorer.
- Hanterade enheter: datorerna registreras centralt så att inställningar och program styrs från ett ställe.
- Kryptering: hårddisken krypteras så att innehållet inte går att läsa om datorn kommer bort.
- Uppdateringar: operativsystem och program uppdateras automatiskt, även när datorn aldrig kommer till kontoret.
- Skärmlås: datorn låses efter en kort stund utan användning.
Mobiler och surfplattor
Mejl, Teams och filer finns ofta i mobilen också. Med MDM, central hantering av mobila enheter, kan ni kräva skärmlås, skilja jobbappar från privata appar och radera jobbdata om telefonen försvinner. Läs mer i inlägget om att hantera jobbmobiler med MDM och Intune.
Hemmanätverket och publika wifi
De flesta hemmaroutrar sätts upp en gång och glöms sedan bort. Uppmana medarbetarna att byta det förinställda administratörslösenordet, använda ett starkt wifi-lösenord och se till att routern får uppdateringar. Den som hyr router av sin internetleverantör kan ofta få hjälp därifrån.
Öppna nätverk på caféer, hotell och tåg bör undvikas för arbete med känslig information. Det är ofta svårt att veta vem som driver nätet eller om det är det nät man tror. Ett bra alternativ är att dela uppkopplingen från jobbmobilen, som går över mobilnätet och inte delas med främlingar.
Filer och delning
Låt filerna ligga i OneDrive, SharePoint och Teams i stället för på USB-minnen, i privata molntjänster eller i mejlbilagor. Då finns de kvar om datorn går sönder, behörigheterna styrs centralt och ni kan se vem som har tillgång. Känsliga uppgifter bör inte sparas lokalt på datorn i onödan.
Dela med länkar som bara fungerar för rätt personer, och tidsbegränsa länkar till externa när det går. Vilken lagring som passar vad förklarar vi i inlägget om SharePoint, OneDrive och Teams. Backup av molndata ingår i vårt arbete med IT-säkerhet och backup.
Utskrifter, skärmar och sekretess hemma och på café
Papper är lätt att glömma i säkerhetsarbetet. Utskrifter med personuppgifter eller affärshemligheter som ligger kvar på köksbordet eller hamnar i hushållssoporna är en verklig risk. Bestäm vilka dokument som får skrivas ut hemma och hur de ska förstöras.
På café och i delade utrymmen kan andra se skärmen och höra samtalen. Ett sekretessfilter för skärmen, att sitta med ryggen mot väggen och att ta känsliga samtal på en lugnare plats är enkla vanor. Hemma gäller samma sak om familjemedlemmar eller gäster rör sig i rummet: lås datorn när ni går ifrån.
Videomöten och Teams
Teams är ofta navet i distansarbetet. Se över vem som får ansluta till möten utan att släppas in, om externa gäster ska vänta i lobbyn och vem som får spela in. Använd suddig eller utbytt bakgrund när det som syns bakom en inte ska visas för andra.
Var försiktig med att dela hela skärmen när bara ett fönster behövs, eftersom mejlnotiser och andra dokument annars kan synas. Spara inspelningar och mötesanteckningar på samma ställe som övriga projektfiler så att behörigheterna följer med.
När något går fel
Den som jobbar hemifrån behöver veta vem man kontaktar och hur, även utanför kontoret. Ett telefonnummer och en adress till supporten som alla känner till sparar tid. Med helpdesk och fjärrsupport kan en tekniker koppla upp sig mot datorn och hjälpa till oavsett var medarbetaren befinner sig, i till exempel Nacka eller Täby.
- Borttappad eller stulen dator: meddela IT direkt så att datorn kan spärras och kontot säkras. Läs mer i inlägget om borttappad eller stulen jobbdator.
- Misstänkt intrång eller klick på en blufflänk: kontakta IT direkt, byt inte bara lösenord på egen hand och radera inte mejlen.
- Avgör tillsammans med IT om händelsen kan vara en personuppgiftsincident som behöver anmälas till IMY.
Checklista för säkert distansarbete
Säkert distansarbete
- Tvåstegsverifiering är påslagen för alla konton.
- Varje medarbetare har ett eget konto, inga delade inloggningar.
- Arbete sker på företagets hanterade och krypterade datorer.
- Uppdateringar installeras automatiskt på datorer och mobiler.
- Jobbmobiler hanteras med MDM och kan rensas på distans.
- Hemmaroutrar har bytt standardlösenord och får uppdateringar.
- Öppna wifi undviks – mobil delning används i stället.
- Filer sparas i OneDrive, SharePoint eller Teams, inte på USB-minnen.
- Det finns regler för utskrifter hemma och hur papper förstörs.
- Alla vet vem de kontaktar vid förlust eller misstänkt intrång.
En enkel distanspolicy
Samla reglerna i en kort distanspolicy som alla kan läsa på några minuter: vilka enheter som får användas, var filer ska sparas, hur man gör med utskrifter, vilka nät som är okej och vem man kontaktar när något händer. Policyn kan vara en del av en bredare IT-policy – vår guide om IT-policy för småföretag visar hur ni kan lägga upp den.
Gå igenom policyn vid introduktionen av nya medarbetare och uppdatera den när arbetssätten ändras. IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och erbjuder en kostnadsfri genomgång där vi tillsammans ser över hur säkert ert distansarbete är i dag.
Vanliga frågor
Får medarbetare använda privat dator hemifrån?
Det går att tillåta begränsad åtkomst, till exempel till webbversionen av Outlook, men företagets data bör i första hand hanteras på företagets egna, hanterade datorer. Där kan ni styra uppdateringar, kryptering och spärra datorn om den kommer bort.
Behövs VPN för att jobba hemifrån?
Inte alltid. Om filer, mejl och system ligger i Microsoft 365 skyddas åtkomsten av inloggningen, tvåstegsverifiering och villkorlig åtkomst. VPN behövs främst om medarbetarna måste nå system eller servrar som bara finns på kontorets nätverk.
Är det säkert att jobba på café-wifi?
Öppna nät bör undvikas för känsligt arbete, eftersom det är svårt att veta vem som driver dem. Dela hellre uppkopplingen från jobbmobilen. Tänk också på vem som kan se skärmen och höra samtalen.
Vad gör vi om en jobbdator försvinner hemifrån?
Kontakta IT direkt så att datorn kan spärras och kontot säkras. Är datorn krypterad och hanterad centralt kan innehållet skyddas och vid behov raderas på distans. Bedöm också om händelsen kan vara en personuppgiftsincident.
Fördjupning: IT-policy för företag · Checklista IT-säkerhet. Vi hjälper företag i bland annat Nacka och Täby.