Ett mötesrum för Teams ska göra en sak: låta alla i rummet och alla som sitter på distans höra och se varandra, utan att någon behöver felsöka i början av mötet. Ändå är mötesrummet en av de vanligaste källorna till irritation på mindre kontor. Kabeln till skärmen saknas, kameran visar bara halva bordet, de som ringer in hör ekot från rummet och den som bokade rummet får ägna fem minuter åt att koppla in sin bärbara dator.
För ett företag med 5–100 anställda i Stockholm är mötesrummet ofta det rum där kunder, partners och nya medarbetare får sitt första intryck. Det är också där hybridmöten mellan kontoret och hemmakontoret sker varje dag. I den här artikeln går vi igenom hur ni utrustar mötesrum för Teams: vilka typer av lösningar som finns, vad som påverkar bild och ljud, vilka krav rummet ställer på nätverket och hur ni undviker att tekniken blir ett projekt varje gång någon ska ha ett möte.
Två sätt att bygga ett mötesrum för Teams
Det finns i grunden två upplägg. I det första tar deltagaren med sig sin egen dator och ansluter den till rummets skärm, kamera och högtalare, ofta med en enda USB-C-kabel. I det andra finns en fast mötesrumsdator i rummet som kör Teams på egen hand, och mötet startas med ett tryck på en pekskärm vid bordet.
Ta med egen dator (BYOD)
Fördelen med detta upplägg är enkelheten och att det fungerar med flera mötestjänster, inte bara Teams. Nackdelen är att varje möte börjar med att någon kopplar in sin dator, väljer rätt kamera och högtalare i inställningarna och hoppas att allt stämmer. För små rum med få deltagare fungerar det ofta bra, särskilt om kablaget är tydligt märkt och samma i alla rum.
Fast mötesrumslösning med Microsoft Teams Rooms
Microsoft Teams Rooms är Microsofts lösning för fasta mötesrum. Rummet får ett eget resurskonto och en egen licens, visas som bokningsbar resurs i Outlook och startar mötet med ett tryck. Deltagarna behöver inte koppla in något för att vara med, bara om de vill dela sin skärm. Upplägget kräver mer planering och en licens för rummet, men ger en betydligt jämnare upplevelse i rum som används ofta. Vilken licens och vilka funktioner som ingår ändras med jämna mellanrum, så stäm av aktuella villkor innan ni bestämmer er.
Många kontor landar i en blandning: fast lösning i det stora mötesrummet och i rum där kunder tas emot, och enklare BYOD-lösningar i små fokusrum.
Skärm och kamera: se alla, inte bara den som sitter närmast
Skärmens storlek ska anpassas efter rummets längd, så att text i en delad presentation går att läsa från bordets bortre ände. I större rum kan två skärmar vara värt det – en för deltagarna på distans och en för det som delas.
Kameran är den del som oftast blir fel. En webbkamera som sitter ovanpå en bärbar dator på bordet visar sällan hela rummet. Kameror avsedda för mötesrum har vidare bildvinkel och kan ofta automatiskt rama in de personer som sitter i rummet eller den som pratar. Placera kameran i höjd med ögonen, i anslutning till skärmen, så att deltagarna tittar mot kameran när de tittar på dem som är med på distans.
Tänk också på ljuset. Ett fönster bakom deltagarna gör att de syns som siluetter, och skarpt taklys rakt uppifrån ger hårda skuggor. Gardiner eller persienner och ett jämnt ljus framifrån gör mer för bildkvaliteten än en dyrare kamera.
Ljudet avgör om mötet fungerar
Dålig bild går att leva med, dåligt ljud gör mötet omöjligt för dem som sitter på distans. De vanligaste problemen är eko, att de som sitter längst från mikrofonen inte hörs och att ljud från ventilation eller korridor tar över. Om ni redan har problem med eko eller hack i enskilda möten kan felsökningen om Teams som ekar eller hackar vara en bra start.
- Välj en högtalartelefon eller ett ljudsystem som är dimensionerat för rummets storlek och antal platser
- Placera mikrofoner så att alla deltagare är inom räckvidd – i stora rum behövs ofta flera mikrofoner
- Använd utrustning med inbyggd ekoreducering och undvik att blanda högtalare från olika källor
- Dämpa rummet med textilier, ljudabsorbenter eller mattor om det är mycket hårda ytor och glas
- Se till att bara en enhet i rummet har ljud och mikrofon aktiverade under mötet
Glasväggar och betonggolv är vanliga i nyrenoverade kontor i Stockholm och ger ofta ett rum som låter hårt. Det är värt att ta med akustiken i planeringen redan vid en kontorsflytt i stället för att försöka kompensera med teknik i efterhand.
Nätverk, uppdateringar och löpande drift
Videomöten är känsliga för ett ojämnt nätverk. En fast mötesrumslösning bör alltid anslutas med nätverkskabel, inte via trådlöst nät. Det trådlösa nätet behöver ändå täcka rummet ordentligt, eftersom deltagarnas datorer och mobiler används där. Guiden om wifi på kontoret och tjänsten nätverk och wifi beskriver hur täckning och kapacitet planeras.
Mötesrumsutrustning är i dag små datorer och behöver skötas som sådana. Programvara och firmware ska uppdateras, resurskonton ska ha säker inloggning och någon ska märka när en enhet slutar svara. Utan löpande tillsyn är det vanligt att ett mötesrum fungerar perfekt vid installationen och sedan sakta blir sämre. Med support på plats kan fel som kräver fysisk åtgärd – en kabel som dragits ur, en kamera som flyttats – lösas snabbt.
Bokning och skyltning
När mötesrummen finns som resurser i Microsoft 365 kan de bokas direkt i Outlook eller Teams, och det blir tydligt vilka rum som är lediga. En liten bokningsskärm utanför dörren minskar dubbelbokningar och gör det enkelt att ta ett ledigt rum spontant. Läs mer om hur Microsoft 365 är uppbyggt för mindre företag i vår guide om Microsoft 365 för småföretag.
Checklista: mötesrum för Teams
Gå igenom listan rum för rum. Det ger en snabb bild av var det brister och vad som bör prioriteras först.
Checklista för mötesrum anpassade för Teams
- Rummets användning är definierad: antal platser, typ av möten och om kunder tas emot
- Upplägget är valt: BYOD, fast Teams Rooms-lösning eller en kombination
- Skärmen är läsbar från bordets bortre ände
- Kameran visar alla platser och sitter i ögonhöjd vid skärmen
- Mikrofoner når alla deltagare och ekoreducering fungerar
- Rummet har tillräcklig ljuddämpning och inget motljus från fönster
- Mötesrumsutrustning är ansluten med nätverkskabel
- Det trådlösa nätet täcker rummet väl
- Rummet är bokningsbart i Outlook och Teams
- Utrustningen uppdateras och övervakas löpande
- En kort instruktion finns i rummet och alla vet hur de når supporten
Så kommer ni igång
Börja med det rum som används mest eller där problemen är störst. Testa ett riktigt möte med deltagare både i rummet och på distans, och fråga dem som ringer in hur de upplever ljud och bild. Deras upplevelse är den bästa mätaren. Gör sedan en plan för övriga rum och försök hålla samma utrustning och samma sätt att ansluta i alla rum, så att medarbetarna känner igen sig.
Sitter ni i Kista, Solna eller någon annanstans i Stockholmsområdet hjälper vi gärna till med en genomgång av era mötesrum, val av utrustning, installation och löpande drift. IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och sköter IT, nätverk och telefoni för mindre företag – så att mötet kan börja när klockan slår.
Vanliga frågor
Behöver vi Microsoft Teams Rooms eller räcker det med att koppla in en dator?
För små rum med få möten räcker ofta en lösning där deltagaren ansluter sin egen dator. I rum som används ofta, eller där ni tar emot kunder, ger en fast Teams Rooms-lösning en jämnare upplevelse eftersom mötet startas utan att någon behöver koppla in något.
Varför ekar det för dem som är med på distans?
Eko uppstår oftast när ljud från rummets högtalare fångas upp av mikrofonen igen, till exempel när flera enheter i rummet har ljud påslaget samtidigt eller när rummet har mycket hårda ytor. Utrustning med ekoreducering, en ljudkälla per rum och bättre akustik brukar lösa problemet.
Kan vi använda mötesrummet för Zoom eller Google Meet också?
Med en BYOD-lösning används den mötestjänst som finns på deltagarens dator. Fasta Teams Rooms-lösningar är byggda för Teams men kan i många fall ansluta till andra mötestjänster. Stäm av vad den valda utrustningen stöder innan ni köper.
Hur ofta behöver utrustningen i mötesrummet uppdateras?
Programvara och firmware bör uppdateras löpande, på samma sätt som vanliga datorer. Det görs enklast som en del av den ordinarie driften, så att uppdateringar sker utanför mötestid och fel upptäcks innan någon ska ha möte.
Fördjupning: Wi-Fi på kontoret · Microsoft 365 för småföretag · Distans eller på plats?.