En borttappad jobbdator är ett av de vanligaste säkerhetsproblemen i mindre företag – och ett av de mest stressande. Datorn blir kvar på tåget, glöms på ett café eller stjäls ur en bil. Själva datorn går att ersätta, men det som finns på den, och det den har åtkomst till, kan vara betydligt mer värt.
Den goda nyheten är att skadan i de flesta fall går att begränsa kraftigt, om förberedelserna är gjorda och alla vet vad de ska göra. I den här artikeln går vi igenom vad som står på spel, vad ni gör den första timmen, hur ni förebygger och hur ni snabbt får medarbetaren i arbete igen.
Vad som står på spel när en jobbdator försvinner
En modern jobbdator är en nyckel till företaget. Webbläsaren har ofta sparade inloggningar, Outlook är redan inloggat och filer från OneDrive kan vara synkade lokalt. Den som får tillgång till en olåst eller okrypterad dator kan därför komma åt betydligt mer än det som syns på skrivbordet.
- Sparade inloggningar till Microsoft 365, ekonomisystem, CRM och andra molntjänster.
- Lokalt sparade filer, nedladdade bilagor och dokument i mappen Hämtade filer.
- Mejl med kunduppgifter, avtal, offerter och fakturor.
- Personuppgifter om kunder, medarbetare eller patienter.
Hur allvarligt det blir beror nästan helt på vad som var gjort innan: om disken var krypterad, om datorn hanterades centralt och om filerna låg i molnet i stället för lokalt.
Första timmen: gör så här
Snabbhet är viktigare än att allt blir perfekt. Ju tidigare åtkomsten stängs, desto mindre hinner hända. Följ den här ordningen:
- Meddela IT direkt – via telefon om det är bråttom. Med helpdesk och fjärrsupport kan åtgärderna nedan göras på distans.
- Spärra kontot tillfälligt eller återställ lösenordet för användarens Microsoft 365-konto och andra viktiga tjänster.
- Logga ut alla aktiva sessioner i Microsoft 365, så att sparade inloggningar på datorn slutar fungera.
- Fjärrlås eller fjärradera datorn via Intune om den hanteras centralt.
- Gör en polisanmälan vid stöld – den behövs ofta för försäkringen.
- Kontrollera inloggningsloggarna för ovanliga inloggningar från okända platser eller enheter.
- Dokumentera vad som hänt, när och vilka åtgärder som vidtogs.
Om användaren har tvåstegsverifiering i en app på mobilen och mobilen också är borta, behöver även den metoden tas bort och registreras på nytt. Läs mer i vår artikel om tvåstegsverifiering för företag.
Förebygg innan det händer
Det mesta av arbetet görs innan något försvinner. De här åtgärderna avgör om en borttappad dator blir en irritation eller en allvarlig incident.
Diskkryptering med BitLocker och FileVault
Med diskkryptering går det inte att läsa innehållet på disken utan inloggning, även om någon tar ut den och kopplar in den i en annan dator. Windows-datorer använder BitLocker och Mac-datorer FileVault. Det viktiga är att återställningsnycklarna sparas centralt, till exempel i Microsoft Entra ID eller Intune, så att företaget – inte bara den enskilda medarbetaren – kan låsa upp datorn vid behov.
Central hantering med Intune eller MDM
När datorerna hanteras centralt kan IT se att kryptering är påslagen, att uppdateringar installeras och att skärmlås är aktiverat. Framför allt går det att låsa eller radera en dator på distans. Samma princip gäller för mobiler, vilket vi beskriver i artikeln om att hantera mobiler med MDM och Intune.
Filer i OneDrive och SharePoint i stället för lokalt
Om arbetsfiler ligger i OneDrive och SharePoint försvinner de inte med datorn, och åtkomsten kan stängas centralt. Kombinera det med automatiskt skärmlås efter en kort stunds inaktivitet och tvåstegsverifiering på alla konton. Tjänsten IT-säkerhet och backup täcker den här typen av grundskydd.
Är det en personuppgiftsincident?
Om datorn innehöll eller hade åtkomst till personuppgifter kan förlusten räknas som en personuppgiftsincident enligt GDPR. Företaget behöver då göra en bedömning av risken för de registrerade och, beroende på bedömningen, anmäla incidenten till IMY inom den tid som gäller. Om disken var krypterad och åtkomsten stängdes snabbt påverkar det ofta bedömningen.
Vi ger ingen juridisk rådgivning. Kontrollera aktuell information och vägledning hos IMY, och dokumentera alltid vad som hänt och hur ni har resonerat – även om ni kommer fram till att ingen anmälan behövs. Vår artikel om GDPR och IT-säkerhet ger en bredare bakgrund.
Ny dator snabbt på plats
När säkerheten är hanterad är nästa fråga hur medarbetaren kommer igång igen. Med central hantering kan en ny dator förkonfigureras så att program, inställningar och säkerhetsregler installeras automatiskt vid första inloggningen. Ligger filerna i molnet finns de på plats direkt.
Ett genomtänkt inköp gör det lättare. Via hårdvara och inköp kan ni ha en standardmodell och en tydlig rutin, så att ersättningsdatorn är densamma som övriga på kontoret. Samma rutin används vid onboarding av nya medarbetare.
Gör ersättningen till en del av onboarding-rutinen
Behandla en ersättningsdator på samma sätt som en dator till en ny medarbetare. Det betyder att det finns en färdig lista över vilka program som ska installeras, vilka behörigheter användaren ska ha och vilka inställningar som gäller för skrivare, wifi och VPN. När listan redan finns tar det betydligt kortare tid att komma igång, och risken minskar att något glöms bort.
Passa samtidigt på att se över vad som faktiskt låg lokalt på den försvunna datorn. Om medarbetaren förlorade filer som inte fanns i molnet är det ett tecken på att rutinerna för lagring behöver förtydligas för hela företaget. Ett kort uppföljningssamtal efter incidenten, där ni går igenom vad som fungerade och vad som kan förbättras, gör nästa gång både snabbare och mindre stressig för alla inblandade.
Glöm inte heller att uppdatera förteckningen över utrustning. Den gamla datorn ska markeras som förlorad och tas bort från central hantering först när ni är säkra på att den inte kommer tillbaka, så att fjärrlåsning och radering fortfarande går att genomföra om den kopplas upp igen.
Checklista: skydd för bärbara datorer
Kontrollera på alla bärbara datorer
- Diskkryptering (BitLocker eller FileVault) är påslagen.
- Återställningsnycklar är sparade centralt.
- Datorn hanteras i Intune eller annan MDM och kan fjärrlåsas och fjärraderas.
- Automatiskt skärmlås efter kort inaktivitet.
- Tvåstegsverifiering på alla konton.
- Arbetsfiler sparas i OneDrive eller SharePoint, inte lokalt.
- Det finns en förteckning över vilken dator varje medarbetare har.
- Alla vet vem de ska ringa om datorn försvinner.
Fler grundåtgärder finns i vår checklista för IT-säkerhet i småföretag.
Rutin och ansvar – vem gör vad
En rutin fungerar bara om alla känner till den. Skriv ner den i er IT-policy – vår guide om IT-policy för småföretag visar hur – och gå igenom den när nya medarbetare börjar.
- Medarbetaren: meddelar IT och närmaste chef direkt och gör polisanmälan vid stöld.
- IT-partnern: spärrar konton, loggar ut sessioner, fjärrlåser datorn och kontrollerar loggar.
- Ledningen: gör bedömningen om personuppgiftsincident och beslutar om eventuell anmälan.
- Den som sköter inköp: beställer ersättningsdator och uppdaterar förteckningen.
Vi hjälper företag i hela Stockholm, till exempel med IT-support i Stockholm city och IT-support i Kista, med både förebyggande skydd och snabb hjälp när något har hänt.
IT Support Stockholm, som drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB, hjälper företag att skydda sina datorer och agera rätt när något försvinner – boka gärna en kostnadsfri genomgång.
Vanliga frågor
Vad ska jag göra först om jobbdatorn är borta?
Kontakta IT direkt så att kontot kan spärras, sessioner loggas ut och datorn fjärrlåsas. Gör sedan polisanmälan om datorn är stulen.
Räcker det med ett starkt lösenord på datorn?
Nej. Utan diskkryptering kan innehållet ofta läsas genom att disken kopplas in i en annan dator. Kryptering med BitLocker eller FileVault är grundskyddet.
Kan vi radera en borttappad dator på distans?
Ja, om datorn hanteras centralt i Intune eller en annan MDM-lösning och har varit uppkopplad. Därför behöver det förberedas innan något händer.
Måste vi anmäla en borttappad dator till IMY?
Det beror på om personuppgifter kan ha röjts och hur stor risken är. Gör en bedömning, dokumentera den och kontrollera aktuell vägledning hos IMY.
Fördjupning: Checklista IT-säkerhet · IT-policy för företag. Vi hjälper företag i bland annat Stockholm City och Kista.