Microsoft 365 Copilot för småföretag är en AI-assistent som arbetar inne i de program ni redan använder: Word, Outlook, Teams, Excel och PowerPoint. Den kan hjälpa till att sammanfatta, skriva utkast och hitta information i företagets mejl, möten och filer. För många mindre företag låter det som en enkel tidsvinst – men det finns en del att förbereda innan ni slår på det.
Den viktigaste frågan är inte tekniken utan behörigheterna. Copilot visar bara det användaren redan har åtkomst till, men den gör det mycket lättare att hitta. En mapp som av misstag delats med hela organisationen blir plötsligt sökbar på ett helt nytt sätt. I den här artikeln går vi igenom hur ni förbereder er, hur ni startar i liten skala och hur ni avgör om det är värt det.
Microsoft ändrar licenser, paket och funktioner med jämna mellanrum. Vi beskriver därför Copilot generellt och rekommenderar att ni alltid kontrollerar aktuell information hos Microsoft innan ni fattar beslut.
Vad Copilot i Microsoft 365 är
Copilot är en AI-funktion som kopplas till användarens Microsoft 365-konto. Den använder språkmodeller tillsammans med information som användaren har tillgång till i organisationen, till exempel mejl, kalender, chattar och dokument. Resultatet är en assistent som kan arbeta med företagets eget innehåll i stället för bara allmän kunskap.
Exempel på användning i programmen
- Word: skriva ett första utkast utifrån anteckningar eller andra dokument.
- Outlook: sammanfatta långa mejltrådar och föreslå svar.
- Teams: sammanfatta möten och lyfta fram beslut och uppgifter.
- Excel: hjälpa till att analysera och förklara data i en tabell.
- PowerPoint: skapa ett utkast till presentation från ett befintligt dokument.
Exakt vilka funktioner som finns beror på licens, språk och vad Microsoft har släppt vid en given tidpunkt. Se det som exempel, inte som ett löfte. Om ni är osäkra på vilken licens ni har idag kan inlägget om Business Basic, Standard och Premium vara en bra början.
Varför behörigheter är den stora frågan
Copilot respekterar de behörigheter som redan finns. Det låter tryggt, men i många mindre företag har behörigheterna vuxit fram utan plan. Filer har delats med länkar som gäller för alla i organisationen, gamla projektmappar ligger öppna och personer som bytt roll har kvar åtkomst till sådant de inte längre behöver.
Tidigare syntes det sällan, eftersom ingen letade. Med Copilot kan en medarbetare ställa en fråga om löner, avtal eller en personalfråga och få svar som bygger på ett dokument som aldrig var tänkt för dem. Det är alltså inte Copilot som skapar problemet, men den gör befintliga brister synliga.
Städa delningar innan start
- Gå igenom SharePoint-webbplatser och Teams-team och se vem som är medlem.
- Leta upp länkar av typen "alla i organisationen" och "alla med länken" och ta bort dem som inte behövs.
- Se över OneDrive-delningar för medarbetare som hanterar känsligt material, till exempel ekonomi och personal.
- Flytta känsliga dokument till platser med begränsad åtkomst.
- Ta bort åtkomst för personer som bytt roll eller slutat.
Om ni är osäkra på var filerna borde ligga förklarar vi skillnaden i SharePoint, OneDrive eller Teams – var ska filerna ligga?. Vi hjälper gärna till med genomgången inom vår tjänst för Microsoft 365 och Google Workspace.
Känslighetsetiketter och datahantering
Beroende på licens kan Microsoft 365 erbjuda känslighetsetiketter, som markerar dokument som till exempel internt eller konfidentiellt och kan begränsa hur de delas. För ett mindre företag behöver det inte vara avancerat. Ett fåtal tydliga nivåer som alla förstår är bättre än ett komplicerat system som ingen använder.
Läs också på hos Microsoft om hur data hanteras när Copilot används, och stäm av med era egna krav, till exempel kring personuppgifter. Vid frågor om GDPR är IMY den myndighet som ger vägledning. Tekniska skyddsåtgärder som behörighetsstyrning och backup ingår i vår tjänst IT-säkerhet och backup.
Riktlinjer för AI på jobbet
Medarbetare behöver veta vad som gäller. En kort AI-policy, gärna som en del av företagets IT-policy, gör det tydligt vilka verktyg som är godkända, vilken information som får användas och att människan alltid ansvarar för det som skickas vidare. Vår guide om IT-policy för småföretag visar hur ni kan lägga upp en sådan.
- Vilka AI-verktyg som är godkända i tjänsten och vilka som inte är det.
- Att svar alltid ska granskas innan de används eller skickas till kund.
- Hur känslig information och personuppgifter ska hanteras.
- Vem man vänder sig till med frågor eller om något verkar fel.
Börja med en pilotgrupp
I stället för att ge alla Copilot på en gång är det klokare att börja med en liten grupp. Välj några personer med olika roller som arbetar mycket med mejl, möten och dokument, och som gärna testar nytt. Pilotgruppen hittar både nyttan och eventuella behörighetsproblem innan de berör hela företaget.
Utbildning och uppföljning
Copilot blir bättre ju bättre man är på att formulera sig. Ge pilotgruppen en kort introduktion, dela exempel på bra frågor och boka en uppföljning efter några veckor. Samla in vad som fungerat, vad som inte gjort det och om någon sett information de inte borde ha sett.
Hur ni utvärderar nyttan
Det finns många påståenden om hur mycket tid AI sparar, men det som räknas är hur det fungerar hos er. Bestäm i förväg vilka arbetsuppgifter ni vill förbättra, till exempel mötesanteckningar, offertutkast eller sammanfattningar av mejl. Fråga pilotgruppen konkret om de uppgifterna går snabbare eller blir bättre, och om de skulle sakna Copilot om det försvann.
Om svaren är tydligt positiva kan ni utöka stegvis. Om nyttan är oklar är det helt rimligt att vänta. Företag i till exempel Kista och Södermalm har ofta väldigt olika arbetssätt, och det som passar en byrå passar inte självklart ett konsultbolag.
När det inte är läge att köra igång ännu
- Ni vet inte vem som har åtkomst till vilka filer och mappar.
- Känsliga dokument ligger öppet delade i organisationen.
- Tvåstegsverifiering är inte påslaget för alla konton.
- Filerna ligger fortfarande spridda i lokala mappar och privata tjänster.
- Ni har inga riktlinjer för hur AI får användas.
Då är det bättre att först få ordning på grunderna. Arbetet ni gör inför Copilot är dessutom värdefullt i sig, eftersom det minskar riskerna även utan AI. När grunderna väl är på plats går det ofta snabbt att starta en pilot, och ni kan göra det med betydligt större trygghet för både medarbetare och kunder.
Checklista inför Copilot
Checklista inför Copilot
- Kontrollera aktuella licenser och villkor hos Microsoft.
- Gå igenom medlemmar i SharePoint-webbplatser och Teams-team.
- Ta bort onödiga delningslänkar till hela organisationen.
- Flytta känsliga dokument till platser med begränsad åtkomst.
- Säkerställ tvåstegsverifiering för alla konton.
- Ta fram en kort AI-policy för medarbetarna.
- Välj en pilotgrupp och bestäm vilka uppgifter som ska testas.
- Planera utbildning och en uppföljning efter några veckor.
IT Support Stockholm, som drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB, hjälper er att förbereda Microsoft 365 för Copilot – från behörighetsgenomgång till pilot.
Vanliga frågor
Kan Copilot se allt i företagets Microsoft 365?
Nej, Copilot visar bara det den inloggade användaren redan har åtkomst till. Men om behörigheterna är för breda blir den informationen mycket lättare att hitta.
Vilken licens behövs för Copilot?
Det ändras över tid. Kontrollera aktuella licenser och villkor hos Microsoft, eller be oss gå igenom vad som gäller för ert nuvarande upplägg.
Behöver vi en AI-policy?
Ja, även en kort sådan. Den gör det tydligt vilka verktyg som är godkända, hur känslig information hanteras och att medarbetaren alltid ansvarar för slutresultatet.
Ska alla få Copilot samtidigt?
Vi rekommenderar att börja med en liten pilotgrupp. Då hittar ni både nyttan och eventuella behörighetsproblem innan det berör hela företaget.
Fördjupning: Microsoft 365 för småföretag · IT-policy för företag.