Många småföretag som ska köpa eller förnya sina licenser fastnar på samma fråga: Microsoft 365 Business Basic, Standard eller Premium – vilken passar egentligen vårt företag? Namnen ger inte alltid en tydlig bild av vad som faktiskt skiljer planerna åt, och det är lätt att antingen betala för funktioner ni inte använder eller missa funktioner ni faktiskt behöver.
Den här artikeln går igenom de generella dragen i respektive plan utifrån hur de brukar vara uppbyggda. Observera att Microsoft löpande ändrar innehåll, namn och gränser för sina planer, så det är alltid värt att kontrollera aktuell information direkt hos Microsoft eller er leverantör innan ni bestämmer er.
Microsoft 365 Business Basic
Business Basic är normalt den mest grundläggande planen och riktar sig till företag som i första hand behöver molnbaserad e-post, kalender och lagring, samt webbversionerna av Office-programmen. Det brukar inte ingå fullständiga skrivbordsversioner av Word, Excel och PowerPoint i den här planen, utan fokus ligger på att kunna arbeta i webbläsaren och via mobila appar.
Passar ofta för
Företag och roller där merparten av arbetet sker i webbläsaren, exempelvis mejl, delade dokument och enklare samarbete, snarare än tunga skrivbordsprogram.
Vad som brukar saknas
Den som är van vid att arbeta i de fullständiga skrivbordsversionerna av Word, Excel och PowerPoint kan uppleva webbversionerna som mer begränsade, särskilt vid mer avancerade funktioner i till exempel Excel. Det är därför värt att stämma av med medarbetarna hur de faktiskt arbetar innan ni utgår från att Basic räcker för hela företaget.
Microsoft 365 Business Standard
Business Standard bygger normalt vidare på Basic-planen men lägger till fullständiga, installerbara skrivbordsversioner av Office-programmen på dator och mobil. Den brukar även innehålla verktyg för videomöten och samarbete som är tänkta att fungera i en helhet snarare än som fristående appar.
Passar ofta för
De flesta kontorsroller som regelbundet arbetar i Word, Excel och PowerPoint på sin dator och vill ha samma verktyg tillgängliga både offline och online.
Vanlig utgångspunkt för de flesta företag
I praktiken brukar Standard vara den plan som flest mindre och medelstora företag landar i som grundnivå, eftersom den täcker både installerbara program och samarbetsverktyg utan att lägga till de mer avancerade säkerhetsfunktionerna som inte alla företag behöver från start.
Microsoft 365 Business Premium
Business Premium innehåller normalt allt som ingår i Standard-planen, men lägger till ett lager av säkerhets- och hanteringsfunktioner riktade mot IT-avdelningen eller er IT-leverantör. Det brukar handla om möjligheten att hantera och skydda enheter centralt, sätta säkerhetspolicyer och få bättre skydd mot vanliga hot som skadlig kod och nätfiske.
Passar ofta för
Företag som vill kunna hantera sina enheter centralt, ha bättre kontroll över vilka som får tillgång till vad, och som prioriterar ett starkare grundskydd i sin IT-miljö. Läs gärna mer i vår tjänst för IT-säkerhet och backup och i tjänsten för Microsoft 365 och Google Workspace.
Vad central enhetshantering innebär i praktiken
Med central hantering kan en IT-ansvarig eller IT-leverantör bland annat se till att enheter har rätt säkerhetsinställningar innan de får ansluta till företagets system, att en förlorad eller stulen enhet kan spärras på distans, och att grundläggande skydd som skärmlås och kryptering är aktiverat på samtliga enheter. Det minskar risken för att en enskild borttappad dator eller telefon blir en väg in för obehöriga.
Kräver mer av uppsättningen
Ju fler säkerhetsfunktioner som aktiveras, desto viktigare blir det att de konfigureras med omsorg. Felaktigt inställda policyer kan i värsta fall låsa ute medarbetare från sina egna enheter eller skapa falsk trygghet om viktiga funktioner faktiskt inte är påslagna. Det är en av anledningarna till att Premium-planen ofta sätts upp tillsammans med en IT-leverantör snarare än på egen hand.
Vad som generellt skiljer planerna åt
Utöver enskilda funktioner brukar skillnaderna mellan planerna kunna sammanfattas i några övergripande områden som är relevanta att tänka på inför ett val.
- Tillgång till installerbara skrivbordsprogram jämfört med enbart webbversioner
- Verktyg för videomöten och samarbete i olika omfattning
- Möjlighet att centralt hantera och skydda enheter
- Nivå av inbyggt skydd mot skadlig kod och nätfiske
- Möjlighet att styra vem som får tillgång till vilken information
Kontrollera alltid aktuell information
Eftersom Microsoft regelbundet uppdaterar sina planer, både vad gäller innehåll och namn, bör ni alltid stämma av aktuellt utbud direkt mot Microsoft eller er IT-leverantör innan ett köp, snarare än att utgå från äldre jämförelser.
Tänk i behov, inte i planens namn
Det är lätt att fastna i att jämföra namnen Basic, Standard och Premium som om de vore rangordnade från sämst till bäst. Ett mer användbart sätt att resonera är att utgå från konkreta behov: vilka program måste gå att installera, hur mycket samarbete sker i realtid, och hur känslig är informationen som hanteras. Utifrån de svaren blir valet av plan ofta tydligare än om man bara jämför namn.
Administrativ börda skiljer sig också åt
Ju fler funktioner en plan innehåller, desto fler inställningar finns det att hantera och underhålla över tid. En enklare plan kräver mindre löpande administration, medan Premium-planens säkerhetsfunktioner behöver ses över och uppdateras i takt med att verksamheten och hotbilden förändras.
Checklista för att välja rätt plan
Innan ni bestämmer er för en plan kan det vara till hjälp att gå igenom några konkreta frågor om hur ert företag faktiskt arbetar.
- Behöver medarbetarna installerbara skrivbordsversioner av Office, eller räcker webbversionerna?
- Hanterar ni känslig information som ställer högre krav på central styrning och skydd?
- Har ni idag ingen central hantering av enheter, och skulle det underlätta er IT-support?
- Använder olika avdelningar olika mängd av funktionerna, så att en kombination av planer kan vara mer kostnadseffektiv?
- Har ni en IT-partner som kan hjälpa till att sätta upp säkerhetsfunktionerna korrekt om ni väljer Premium?
Exempel på resonemang
Ett företag med femton anställda där alla arbetar i Word och Excel dagligen, men där verksamheten inte hanterar särskilt känslig information, kan ofta klara sig bra med Standard. Om samma företag istället hanterar personuppgifter eller andra känsliga uppgifter, och dessutom har medarbetare som arbetar på distans från olika enheter, väger skälen tyngre för att gå upp till Premium för den centrala kontrollen det ger.
Att byta eller sätta upp planer i praktiken
Att välja rätt plan är bara halva arbetet. Minst lika viktigt är att den faktiskt sätts upp korrekt, med rätt behörigheter, säkerhetsinställningar och användarkonton. Det gäller inte minst vid Premium-planen, där felkonfigurerade säkerhetsfunktioner kan skapa både onödiga hinder i vardagen och luckor i skyddet.
Vid nyanställningar eller när medarbetare slutar är det också värt att ha en tydlig process för att tilldela och ta bort licenser i rätt tid, vilket beskrivs närmare i guiden om onboarding av nyanställda och i tjänsten för onboarding och offboarding. En mer generell genomgång av Microsoft 365 för mindre företag finns i guiden om Microsoft 365 för småföretag.
Byte av plan för befintliga användare
Att uppgradera en befintlig användare från en lägre till en högre plan går normalt att göra utan att användaren förlorar sina filer eller mejl, men det är klokt att planera bytet utanför de mest hektiska arbetsstunderna och att informera medarbetaren om att vissa program kan behöva installeras eller uppdateras i samband med bytet.
Sammanfattning och nästa steg
Skillnaden mellan Microsoft 365 Business Basic, Standard och Premium ligger i grunden i tre steg: tillgång till installerbara skrivbordsprogram, verktyg för samarbete, och därefter allt djupare säkerhets- och hanteringsfunktioner. Vilken plan som är rätt beror på hur medarbetarna faktiskt arbetar och vilka krav ni har på skydd och kontroll, snarare än på att välja den dyraste eller billigaste planen per automatik.
Om ni vill ha hjälp att gå igenom vilken plan som passar er verksamhet, och att den sätts upp på rätt sätt, går det bra att boka en kostnadsfri IT-genomgång där vi tittar på ert nuläge tillsammans.
Vanliga frågor
Kan vi blanda olika Microsoft 365-planer inom samma företag?
Ja, det är vanligt att olika roller har olika behov, och många företag kombinerar planer så att exempelvis ledningsgruppen har Premium medan andra roller har Standard eller Basic.
Räcker Business Basic för de flesta småföretag?
Det beror på hur medarbetarna arbetar. Om ni klarar er med webbversionerna av Office kan Basic räcka, men de flesta som arbetar mycket i Word, Excel och PowerPoint på dator brukar behöva minst Standard.
Är Premium nödvändigt för alla företag?
Nej, men det blir mer relevant ju mer känslig information ni hanterar och ju större behov ni har av att centralt kunna hantera och skydda enheter, vilket ofta ökar i takt med att företaget växer.
Ändras Microsofts planer ofta?
Ja, Microsoft justerar innehåll, namn och priser med jämna mellanrum, så det är alltid klokt att stämma av aktuellt utbud innan ett köp eller byte av plan.
Fördjupning: Microsoft 365 för småföretag · IT-onboarding av nyanställda. Vi hjälper företag i bland annat Danderyd.