När ett företag bestämmer sig för att ta in extern hjälp med sin IT-miljö dyker ofta samma fråga upp: ska vi teckna ett löpande avtal för managed IT, eller ska vi anlita en IT-konsult per timme när behov uppstår? Valet mellan managed IT eller IT-konsult per timme påverkar inte bara kostnaden utan även hur snabbt problem löses, hur förutsägbar vardagen blir och hur väl leverantören faktiskt känner er verksamhet.
I den här artikeln beskriver vi hur de två modellerna fungerar, vilka typer av företag som passar var, och vilka frågor ni bör ställa er innan ni bestämmer er.
Vad innebär managed IT?
Managed IT innebär att en leverantör tar ett löpande ansvar för hela eller delar av er IT-miljö, ofta genom ett avtal med fast eller förutsägbar struktur snarare än fakturering per löst ärende. I det ingår normalt övervakning, löpande underhåll, en tydlig ingång för supportärenden och ofta även proaktivt arbete som uppdateringar och säkerhetsåtgärder innan problem uppstår.
Tanken är att leverantören ska känna er miljö väl, ha koll på vilka system och enheter som finns, och kunna agera snabbt eftersom relationen är kontinuerlig snarare än att börja om från noll vid varje nytt ärende.
Vad brukar ingå
Omfattningen varierar mellan leverantörer, men vanliga byggstenar är löpande support, helpdesk och fjärrsupport, övervakning av system, samt ansvar för säkerhet och backup enligt tjänsten för IT-säkerhet och backup.
Hur avtalet brukar vara uppbyggt
Ett managed IT-avtal beskriver normalt vilken omfattning som ingår, exempelvis antal användare eller enheter, vilka svarstider som gäller för olika typer av ärenden, samt vad som räknas som tilläggsarbete utanför avtalet, till exempel större projekt eller nyinköp av hårdvara. Ju tydligare detta är beskrivet från start, desto färre missförstånd uppstår längre fram.
Vad innebär en IT-konsult per timme?
Att anlita en IT-konsult per timme innebär att ni betalar för den tid som faktiskt läggs ned, oftast utan något löpande åtagande i övrigt. Modellen passar bra vid avgränsade projekt, engångsinstallationer eller när behovet av support är för litet och sällsynt för att motivera ett löpande avtal.
Nackdelen är att det sällan finns någon garanterad svarstid, att konsulten kan vara upptagen med andra uppdrag när ni behöver hjälp som mest, och att varje nytt ärende ibland kräver att konsulten sätter sig in i er miljö på nytt om det gått lång tid sedan förra uppdraget.
Typiska uppdrag för en timkonsult
Vanliga exempel är installation av ny hårdvara, uppsättning av ett enskilt system, felsökning av ett specifikt problem som uppstått en gång, eller rådgivning inför ett större inköpsbeslut. Gemensamt är att uppdraget har en tydlig start och ett tydligt slut.
Vad som är lätt att missa i kostnadsbilden
Utöver själva arbetstiden tillkommer ofta tid för att konsulten ska sätta sig in i er miljö, särskilt om det gått lång tid sedan senaste uppdraget eller om dokumentationen är bristfällig. Den tiden syns sällan tydligt i offerten men påverkar ändå den totala kostnaden.
Managed IT eller IT-konsult per timme – viktiga skillnader
De två modellerna skiljer sig åt på flera punkter som är värda att väga mot varandra innan ni bestämmer er.
Förutsägbarhet
Managed IT ger normalt en betydligt mer förutsägbar kostnadsbild eftersom avtalet är strukturerat i förväg, medan timarvoderad konsulthjälp kan variera kraftigt beroende på hur många ärenden som uppstår en given månad.
Svarstid och tillgänglighet
Ett managed IT-avtal innehåller ofta överenskomna svarstider, medan en fristående konsult inte alltid kan garantera när hen har möjlighet att rycka in, särskilt om flera kunder hör av sig samtidigt.
Proaktivitet kontra reaktivitet
Managed IT är oftast utformat för att förebygga problem genom övervakning och underhåll, medan en timkonsult i regel kallas in efter att något redan gått fel, det vill säga en mer reaktiv modell.
Kunskap om er miljö
Med ett löpande avtal byggs det gradvis upp en djupare förståelse för er specifika IT-miljö, vilket ofta gör felsökning snabbare över tid jämfört med att förklara samma sak för en ny eller sällan anlitad konsult varje gång.
Bredd i kompetens
En enskild timkonsult har normalt sin egen specialisering, medan ett managed IT-team ofta kan täcka fler områden, från nätverk och säkerhet till molntjänster, eftersom flera personer delar på ansvaret för kunderna.
Bindningstid och flexibilitet
Ett löpande avtal innebär vanligen någon form av uppsägningstid eller bindningsperiod, medan en timkonsult kan anlitas och avslutas mer fritt från gång till gång. Den som prioriterar total frihet att välja leverantör från fall till fall bör väga in detta, medan den som vill ha en stabil relation över tid ofta ser bindningstiden som mindre viktig.
När passar respektive modell bäst
Vilken modell som är rätt beror till stor del på hur beroende verksamheten är av att IT fungerar dagligen, samt hur stort företaget är.
- Färre än fem anställda med begränsat IT-beroende: en timkonsult vid behov kan räcka gott
- Fem till tjugo anställda med daglig drift av mejl, filer och system: managed IT ger ofta bättre trygghet
- Snabbt växande företag: managed IT underlättar onboarding och offboarding i takt med att personalstyrkan ökar
- Enstaka projekt, till exempel byte av nätverksutrustning: en konsult per timme är ofta mer kostnadseffektivt för avgränsade insatser
- Företag med höga krav på säkerhet och kontinuitet: managed IT med löpande IT-säkerhet och backup är ofta att föredra
Ett konkret exempel
Tänk er ett företag med tolv anställda där mejl, filer och ett affärssystem används dagligen. Om något av detta ligger nere en hel förmiddag påverkas hela verksamheten. Här väger fördelarna med managed IT, med förutbestämda svarstider och löpande övervakning, ofta tyngre än den lägre timkostnaden en fristående konsult kan erbjuda. Omvänt kan ett konsultbolag med tre anställda som sällan har tekniska problem klara sig utmärkt med en konsult som rycker in vid enstaka tillfällen.
Frågor att ställa er innan ni väljer modell
Innan ni landar i ett beslut är det värt att gå igenom några konkreta frågor internt, gärna tillsammans med den eller de som idag hanterar IT-frågor i vardagen.
- Hur ofta uppstår IT-ärenden hos oss under en vanlig månad?
- Vad kostar det i förlorad tid när något inte fungerar och ingen kan lösa det snabbt?
- Har vi behov av garanterade svarstider, eller kan vi vänta några dagar vid problem?
- Växer företaget i en takt som gör att behovet av support sannolikt ökar det närmaste året?
- Har vi redan en dokumenterad IT-miljö, eller behöver en leverantör börja med att kartlägga allt från grunden?
Kombinationslösningar förekommer också
Vissa företag väljer en hybrid: ett grundläggande managed IT-avtal för den dagliga driften, kompletterat med timarvoderad konsulthjälp för större projekt som exempelvis byte av växelsystem, se tjänsten för telefoni och växel.
Checklista inför beslutet
Innan ni bestämmer er kan det vara till hjälp att gå igenom följande punkter i en enkel checklista tillsammans med de som berörs mest av IT i vardagen.
- Kartlägg hur många IT-relaterade ärenden som uppstår hos er under en vanlig månad
- Uppskatta hur mycket arbetstid som går förlorad varje gång något inte fungerar
- Bestäm vilken svarstid som är rimlig för olika typer av problem
- Jämför den uppskattade kostnaden för managed IT mot en realistisk bild av timkonsultens kostnad över ett helt år
- Utvärdera om ni har behov av proaktivt arbete, som övervakning och säkerhetsuppdateringar, eller om reaktiv hjälp räcker
- Bestäm om bindningstid är ett problem eller om det är en rimlig kompromiss mot högre kontinuitet
Sammanfattning och nästa steg
Valet mellan managed IT eller IT-konsult per timme handlar i grunden om hur beroende ni är av att IT fungerar varje dag, och hur mycket värde ni sätter på förutsägbarhet jämfört med flexibilitet. Mindre bolag med begränsat behov klarar sig ofta bra med konsulthjälp vid behov, medan växande företag med daglig drift att skydda tenderar att må bättre av ett löpande managed IT-avtal.
Om ni är osäkra på vilken modell som passar er verksamhet är ni välkomna att boka en kostnadsfri IT-genomgång, där vi går igenom ert nuläge och ger en rekommendation utifrån hur er IT-miljö faktiskt ser ut.
Vanliga frågor
Är managed IT alltid dyrare än en timkonsult?
Inte nödvändigtvis. Managed IT har ofta en jämnare kostnadsbild över tid, medan en timkonsult kan bli dyrare vid många eller akuta ärenden, men billigare vid sällan förekommande behov. Det bästa sättet att jämföra är att utgå från er faktiska ärendevolym.
Kan vi byta från timkonsult till managed IT senare?
Ja, det är fullt möjligt och relativt vanligt att företag börjar med konsulthjälp vid behov och sedan går över till ett löpande avtal när verksamheten och IT-beroendet växer.
Behöver vi säga upp vår nuvarande leverantör för att byta modell?
Det beror på nuvarande avtal. Om ni funderar på att byta helt IT-leverantör finns en genomgång av processen i guiden om att byta IT-leverantör.
Fördjupning: Vad kostar IT-support? · Byta IT-leverantör. Vi hjälper företag i bland annat Stockholm City.