IT för fastighetsmäklare skiljer sig från IT på många andra kontor, eftersom en stor del av arbetet inte sker vid skrivbordet. Mäklaren är på visningar, i bilen mellan objekt, hos säljare och hemma på kvällen. Mobilen och surfplattan är arbetsverktyg lika mycket som datorn, och mäklarsystemet ligger ofta i molnet.
Samtidigt hanterar mäklarkontoret känsliga uppgifter: personuppgifter om köpare och säljare, ID-kontroller, kontraktsunderlag och information om betalningar. Det gör kontoret till ett tydligt mål för bedragare. I den här artikeln går vi igenom de områden som brukar göra störst skillnad och vilka frågor ni kan ställa till en IT-partner.
Vi ger ingen juridisk rådgivning. Regler om penningtvätt, god mäklarsed och personuppgifter vänder ni er till Fastighetsmäklarinspektionen och IMY med – kontrollera alltid aktuell information där. Här fokuserar vi på det tekniska arbetet.
En mobil vardag med molnet i centrum
När mäklarsystem, e-post, kalender och dokument ligger i molnet blir två saker avgörande: att uppkopplingen fungerar var mäklaren än befinner sig, och att inloggningen är både smidig och säker. Ett konto som tas över ger tillgång till allt på en gång, oavsett vilken enhet angriparen använder.
En snabb och tillgänglig helpdesk med fjärrsupport är därför viktig. När en mäklare inte kommer in i systemet en timme före en visning behöver hjälpen kunna kopplas upp direkt, inte nästa dag.
Konton, inloggning och behörigheter
Grunden för säkerheten på ett mäklarkontor är att varje person har ett eget konto och att kontona är ordentligt skyddade.
- Egna konton för alla – inga delade inloggningar till mäklarsystem eller e-post.
- Tvåstegsverifiering på e-post, mäklarsystem och andra molntjänster.
- Behörigheter efter roll, så att till exempel assistenter och säsongspersonal bara ser det de behöver.
- Avstängning samma dag när någon slutar, inklusive mobil åtkomst och delade länkar.
Rutinerna för att lägga upp och stänga konton blir enklare med en tydlig onboarding och offboarding. Det gäller särskilt på kontor där personalstyrkan varierar under året.
Mobiler och surfplattor
Mäklarens mobil innehåller ofta mejl med kunduppgifter, foton från objekt och åtkomst till mäklarsystemet. Därför behöver den skyddas lika noga som datorn.
Hantera enheterna centralt
Med ett system för mobilhantering, till exempel Microsoft Intune, kan ni kräva PIN-kod, kryptering och uppdateringar på alla jobbenheter, och skilja jobbappar från privata. Vi beskriver upplägget i inlägget om att hantera jobbmobiler med MDM och Intune.
När telefonen tappas bort
En mobil kan glömmas på en visning eller i en taxi. Med central hantering kan jobbdata raderas på distans och kontot loggas ut från enheten. Det är viktigt att mäklarna vet vem de ska ringa direkt. Läs mer i inlägget om borttappad eller stulen jobbdator – samma principer gäller för mobiler.
Bedrägerier kring handpenning och kontouppgifter
Ett av de allvarligaste hoten mot mäklarbranschen är bedrägerier där någon försöker få pengar skickade till fel konto. Det kan vara ett mejl som ser ut att komma från mäklaren med "nya" kontouppgifter för handpenningen, eller ett mejl till kontoret som påstår sig komma från en säljare som bytt bank.
- Ändra aldrig kontouppgifter baserat på enbart ett mejl eller sms.
- Verifiera alltid genom att ringa upp på ett nummer ni redan känner till – inte numret i meddelandet.
- Informera köpare och säljare tidigt om hur ni kommunicerar betalningsuppgifter och att ni aldrig ändrar dem via mejl.
- Skydda kontorets e-postdomän så att den blir svårare att förfalska.
- Träna personalen i att känna igen nätfiske och brådskande, ovanliga förfrågningar.
Ett kapat mejlkonto är ofta startpunkten för den här typen av bedrägeri. Därför hänger tvåstegsverifiering, utbildning och domänskydd tätt ihop.
E-post och dokumentdelning med kunder
Kontraktsunderlag, ID-handlingar och andra dokument skickas ofta fram och tillbaka med kunder. Bilagor i mejl blir kvar i inkorgar under lång tid och kan vidarebefordras utan kontroll.
Ett säkrare sätt är att dela filer via SharePoint eller OneDrive med länkar som bara fungerar för rätt mottagare och som kan tidsbegränsas. Då kan ni stänga åtkomsten när affären är klar och ser vilka som har tillgång. Om mäklarsystemet har en egen kundportal kan den ofta användas på motsvarande sätt.
Kontoret: nätverk, gästnät och skrivare
Många mäklarkontor har en entré där kunder väntar och vill använda wifi. Kunderna bör då ha ett eget gästnät som är helt avskilt från personalens nät, där datorer och skrivare finns. Lösenordet till gästnätet bör kunna bytas utan att personalen påverkas.
Skrivare och skannrar används för kontrakt och ID-kopior. Se till att skannade dokument hamnar på rätt ställe och inte ligger kvar i skrivarens minne eller i en gemensam mejlkorg som många har tillgång till.
Kontrollera även att routern och accesspunkterna uppdateras, att standardlösenord är bytta och att någon vet var utrustningen finns. På små kontor sitter nätverksprylarna ofta i ett förråd utan dokumentation, vilket gör felsökning långsam när något slutar fungera en lördag med visningar.
Telefoni som följer mäklaren
För en mäklare är telefonen ofta den viktigaste kanalen till kunderna. En modern telefoni och växel gör att samtal till kontorsnumret kan nå mäklaren i mobilen, att kollegor kan ta över när någon är på visning och att kunder möts av ett professionellt svar även när ingen är på kontoret.
Tänk också på vad som händer med samtal och röstmeddelanden när en mäklare slutar. Kunder som ringer ett direktnummer ska inte hamna hos en person som inte längre arbetar på kontoret. Med en växel kan numret i stället kopplas om till en kollega eller till receptionen samma dag, och samtalshistoriken finns kvar hos företaget.
Rutiner vid nyanställning och säsong
Mäklarkontor har ofta perioder med mycket att göra, med extra personal eller nya mäklare som ska vara igång snabbt. Med en färdig rutin får varje ny medarbetare konto, tvåstegsverifiering, mobil och behörigheter på samma sätt varje gång. Lika viktigt är att allt stängs när någon slutar. En IT-policy för småföretag hjälper er att skriva ner reglerna så att alla vet vad som gäller.
Checklista för mäklarkontorets IT
Gå igenom punkterna med er IT-partner
- Alla har egna konton och tvåstegsverifiering på e-post och mäklarsystem.
- Behörigheter är satta efter roll och ses över regelbundet.
- Jobbmobiler och surfplattor hanteras centralt och kan raderas på distans.
- Det finns en tydlig rutin när en mobil eller dator tappas bort.
- Kontouppgifter för betalningar verifieras alltid via känt telefonnummer.
- Dokument delas via säkra länkar i stället för bilagor där det går.
- Gästnätet är separerat från personalens nätverk.
- Konton stängs samma dag som någon slutar.
- Personalen får regelbunden påminnelse om nätfiske och bedrägeriförsök.
Frågor att ställa till en IT-partner
- Hur snabbt kan ni hjälpa en mäklare som inte kommer in i systemet inför en visning?
- Hur hanterar ni mobiler och surfplattor, och kan ni radera jobbdata på distans?
- Hur ser rutinen ut när vi tar in säsongspersonal eller någon slutar?
- Kan ni hjälpa oss att skydda vår e-postdomän mot förfalskning?
- Kan ni komma ut till kontoret när något behöver göras på plats?
Vi hjälper mäklarkontor i hela Stockholmsområdet, till exempel på Östermalm och i Bromma, både på distans och på plats.
IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och hjälper mäklarkontor att få en säker och mobil IT-vardag – boka gärna en kostnadsfri genomgång.
Vanliga frågor
Hur skyddar vi mäklarnas mobiler om de tappas bort?
Hantera mobilerna centralt med till exempel Intune, kräv PIN-kod och kryptering och se till att jobbdata kan raderas på distans. Mäklarna behöver också veta vem de ska kontakta direkt när en enhet saknas.
Hur undviker vi bedrägerier med ändrade kontouppgifter?
Ändra aldrig betalningsuppgifter utifrån ett mejl eller sms. Ring alltid upp på ett nummer ni redan känner till, informera kunderna om hur ni kommunicerar och skydda e-postkontona med tvåstegsverifiering.
Kan mäklare arbeta säkert från visningar och hemmet?
Ja, om enheterna är hanterade och uppdaterade, inloggningen skyddas med tvåstegsverifiering och dokument delas via säkra tjänster. Undvik öppna, okända wifi-nät och använd hellre mobilens uppkoppling.
Kan ni hjälpa oss med regelkraven från Fastighetsmäklarinspektionen?
Vi hjälper till med de tekniska åtgärderna, som behörigheter, säker inloggning och dokumenthantering. Juridiska frågor om exempelvis penningtvätt och GDPR besvaras av Fastighetsmäklarinspektionen och IMY – kontrollera aktuell information där.
Fördjupning: IT-policy för företag · IT-onboarding av nyanställda. Vi hjälper företag i bland annat Östermalm och Bromma.