IT för arkitektbyråer ställer andra krav än IT på ett vanligt kontor. Ritnings- och modelleringsprogram kräver kraftfulla datorer, projektfilerna är stora och ändras av flera personer samtidigt, och arbetet sker i nära samarbete med beställare, konsulter och entreprenörer. När något krånglar står ofta en leverans eller en presentation på spel.
Samtidigt har de flesta mindre arkitektbyråer ingen egen IT-avdelning. Ansvaret hamnar hos en arkitekt som är intresserad av teknik, vilket tar tid från projekten. I den här artikeln går vi igenom de områden som brukar göra störst skillnad: datorer, filer, samarbete, licenser, backup, nätverk, distansarbete och rutiner för nya medarbetare.
Vi nämner inga specifika program eller funktioner, eftersom byråer arbetar med olika verktyg och tillverkarna ändrar sina krav och villkor över tid. Kontrollera alltid aktuella systemkrav och licensvillkor hos respektive leverantör.
Kraftfulla datorer och skärmar
Ritnings- och modelleringsprogram använder processor, grafikkort och minne på ett helt annat sätt än kontorsprogram. En dator som räcker gott för mejl och kalkyler kan bli ett hinder när en modell ska roteras, renderas eller öppnas med många referenser. Utgå från programleverantörernas rekommenderade krav, inte minimikraven, och lägg till marginal för kommande versioner.
Arbetsstationer, bärbara eller både och
Många byråer kombinerar kraftfulla stationära arbetsstationer på kontoret med bärbara datorer för möten och arbete hemma. Det viktiga är att varje roll får rätt verktyg: den som modellerar hela dagen har andra behov än den som främst sköter administration. Stora skärmar, gärna två, och färgåtergivning som passar arbetet gör också skillnad i vardagen.
Planera livscykeln
Tunga arbetsdatorer blir föråldrade snabbare än vanliga kontorsdatorer, eftersom programmen blir mer krävande. Planera utbyten i förväg i stället för att byta när något går sönder mitt i ett projekt. Vår tjänst för hårdvara och inköp hjälper er att välja rätt modeller, hålla ordning på garantier och leverera färdigkonfigurerade datorer. Läs också om hur ofta ni bör byta dator.
Stora filer och projektmappar
Ritningsfiler, modeller, bilder och renderingar tar mycket plats och består ofta av flera filer som hänger ihop genom referenser. Det gör lagringen till en av de viktigaste IT-frågorna för en arkitektbyrå.
Molnet eller filserver
SharePoint och OneDrive fungerar bra för många dokument och för delning, men synkning av mycket stora filer och djupa mappstrukturer kan bli långsam och ge konflikter. Vissa byråer väljer därför en lokal filserver eller lagringsenhet för de tyngsta projektfilerna, kombinerat med molnet för övrigt material. Rätt lösning beror på filstorlekar, hur många som arbetar i samma filer och hur mycket arbete som sker utanför kontoret. Vårt inlägg om SharePoint, OneDrive och Teams förklarar skillnaderna.
Struktur och versioner
Bestäm en gemensam mappstruktur per projekt och använd den varje gång. Tydliga regler för filnamn och versioner minskar risken att någon arbetar i fel fil eller skriver över en kollegas ändringar. Se också till att versionshistorik är aktiverad där det går, så att det är lätt att gå tillbaka till en tidigare version.
Säkert samarbete med externa parter
En arkitektbyrå delar ständigt material med beställare, konstruktörer, installationskonsulter och entreprenörer. Om det sker via bilagor i mejl, privata delningstjänster eller USB-minnen tappar ni snabbt kontrollen över vem som har vad och vilken version som gäller.
- Dela via länkar från er egen lagring i stället för att skicka filer som bilagor.
- Använd tidsbegränsade länkar för material som bara behövs under en period.
- Bjud in externa samarbetspartner som gästanvändare i ett projektområde, i stället för att ge dem delade inloggningar.
- Ge gäster tillgång bara till det projekt de arbetar i, och ta bort åtkomsten när projektet är klart.
- Gör en regelbunden genomgång av vilka externa personer som har åtkomst.
Det här skyddar inte bara er information, utan också beställarens. Underlag om byggnader och fastigheter kan vara känsliga, och den som anlitar er förväntar sig att materialet hanteras varsamt.
Programlicenser utan krångel
Ritnings- och modelleringsprogram har ofta licensmodeller som skiljer sig från vanliga kontorsprogram, med användarlicenser, prenumerationer och olika nivåer. Utan ordning är det lätt att betala för licenser ingen använder, eller att någon står utan licens den dag ett projekt ska levereras.
Ha en samlad förteckning över vilka licenser byrån har, vem som använder dem och när de förnyas. Koppla licenserna till företagets konton i stället för till enskilda personers privata inloggningar, så att de stannar kvar i byrån när någon slutar. Kontrollera aktuella villkor hos respektive programleverantör.
Backup av projektdata
Projektfilerna är byråns viktigaste tillgång. Ett av misstag raderat projekt, en trasig lagringsenhet eller ett angrepp med skadlig kod kan innebära veckor av förlorat arbete. Se till att det finns en separat backup av både lokal lagring och molntjänster, och att den regelbundet testas genom att något faktiskt läses tillbaka. I vår guide om backup för företag beskriver vi hur ni lägger upp det.
Tänk också på avslutade projekt. De ska kunna tas fram långt senare, vid ombyggnad, garantiärenden eller frågor från beställaren. Ett genomtänkt arkiv med tydlig struktur gör det enkelt.
Nätverk, wifi och mötesrum
När stora filer flyttas mellan datorer, server och moln märks ett svagt nätverk direkt. Kabelanslutning till de tyngsta arbetsplatserna, ett stabilt wifi i hela lokalen och ett separat gästnät för besökare är en bra grund. Vår tjänst för nätverk och wifi omfattar både planering och drift.
Mötesrummet är ofta där byrån presenterar sina förslag för beställare. Det ska vara enkelt att koppla in en dator, visa modeller på stor skärm och ha videomöte med parter som inte är på plats. Läs mer i vårt inlägg om mötesrum för Teams.
Säker åtkomst hemifrån och på byggplatsen
Arkitekter arbetar hemma, hos beställare och ute på byggplatser. Åtkomst till projektfilerna behöver fungera överallt, men på ett säkert sätt. Tvåstegsverifiering på alla konton, uppdaterade och centralt hanterade datorer och en säker anslutning till filer som ligger på kontoret är grunden. Undvik öppna och okända wifi-nät och använd hellre mobilens uppkoppling när ni är ute.
Nya medarbetare och projektanställda
Arkitektbyråer tar ofta in praktikanter, projektanställda och konsulter under kortare perioder. Med en färdig rutin får varje ny person dator, konto, program och behörighet till rätt projekt på samma sätt varje gång – och allt stängs när uppdraget är slut. En IT-policy för småföretag hjälper er att skriva ner vad som gäller för både anställda och tillfälliga medarbetare.
Checklista för arkitektbyråns IT
Gå igenom punkterna med er IT-partner
- Datorerna uppfyller programleverantörernas rekommenderade krav, inte bara minimikraven.
- Det finns en plan för när arbetsdatorer ska bytas ut.
- Varje projekt har samma mappstruktur och tydliga regler för filnamn och versioner.
- Externa parter får åtkomst som gäster, bara till sitt projekt.
- Delningslänkar är tidsbegränsade där det passar.
- Det finns en förteckning över programlicenser och förnyelsedatum.
- Projektdata säkerhetskopieras separat och återläsning testas regelbundet.
- Tyngre arbetsplatser har kabelanslutning och gäster har ett eget nät.
- Alla konton har tvåstegsverifiering.
- Konton och åtkomst stängs när en medarbetare eller konsult slutar.
Frågor att ställa till en IT-partner
- Har ni erfarenhet av datorer för ritnings- och modelleringsprogram?
- Hur rekommenderar ni att vi lagrar stora projektfiler – i molnet, lokalt eller både och?
- Hur sätter ni upp säker delning med beställare och konsulter?
- Hur hanterar ni backup och arkiv för avslutade projekt?
- Kan ni komma ut till kontoret när något behöver göras på plats?
Vi hjälper arkitektbyråer och andra kreativa kontor i hela Stockholmsområdet, till exempel på Södermalm och på Östermalm, både på distans och på plats.
IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB och hjälper arkitektbyråer att få datorer, filer och samarbete att fungera – boka gärna en kostnadsfri genomgång.
Vanliga frågor
Vilka datorer behöver en arkitektbyrå?
Det beror på programmen och rollen. Utgå från programleverantörernas rekommenderade krav på processor, grafikkort och minne, lägg till marginal för nya versioner och planera utbyten i förväg. Kontrollera aktuella krav hos leverantören.
Kan vi lagra stora ritningsfiler i SharePoint och OneDrive?
Det fungerar för många filer, men mycket stora filer och djupa mappstrukturer kan ge långsam synkning och konflikter. Vissa byråer kombinerar molnet med lokal lagring för de tyngsta projektfilerna. Rätt lösning beror på hur ni arbetar.
Hur delar vi filer säkert med konsulter och entreprenörer?
Dela via länkar från er egen lagring, gärna tidsbegränsade, och bjud in externa parter som gästanvändare bara till det projekt de arbetar i. Ta bort åtkomsten när projektet är klart och gå igenom gästerna regelbundet.
Hur hanterar vi IT för projektanställda och praktikanter?
Ha en färdig rutin för nya medarbetare med dator, konto, program och behörighet till rätt projekt. Lika viktigt är att konton, licenser och åtkomst stängs samma dag som uppdraget avslutas.
Fördjupning: IT-policy för företag · Backup för företag. Vi hjälper företag i bland annat Södermalm och Östermalm.