Dela filer externt i Microsoft 365 – säkert samarbete med kunder och partners

Två sätt att dela externt: länkar och gäster

I Microsoft 365 finns i grunden två sätt att ge någon utanför företaget åtkomst. Det första är en delningslänk till en fil eller mapp. Det andra är att bjuda in personen som gäst, så att hen får ett gästkonto i er miljö och kan delta i ett team eller en SharePoint-webbplats. Båda har sin plats, och det vanligaste problemet är att man använder den ena när den andra hade passat bättre.

Delningslänkar för enstaka filer

En delningslänk passar när ni vill skicka ett dokument eller en mapp till en eller ett fåtal personer under en begränsad tid. Länkar kan vara av olika typ: en länk som alla som har den kan öppna, en länk som bara fungerar för namngivna personer som verifierar sig, eller en länk som bara fungerar inom företaget. För extern delning är länken till namngivna personer oftast det säkraste standardvalet, eftersom den inte fungerar om den vidarebefordras till någon annan.

Gäståtkomst för löpande samarbete

När samarbetet pågår under längre tid – ett kundprojekt, en styrelse med externa ledamöter eller en konsult som arbetar med er varje vecka – är gäståtkomst ofta bättre. Gästen får tillgång till ett specifikt team eller en webbplats, kan chatta och arbeta i samma filer och syns med namn i historiken. Ni ser vilka gäster som finns och kan ta bort dem när samarbetet är slut. Hur filerna organiseras mellan tjänsterna beskriver vi i SharePoint, OneDrive eller Teams – var ska filerna ligga?.

Inställningar som avgör hur öppet det blir

Extern delning styrs på flera nivåer: för hela organisationen, för varje SharePoint-webbplats och för enskilda team. Den mest restriktiva nivån gäller. Det betyder att ni kan ha en generellt försiktig grundinställning och öppna mer för de webbplatser där det verkligen behövs, i stället för tvärtom.

Grundinställningar som brukar passa mindre företag

• Standardlänken vid delning är inställd på specifika personer, inte på alla med länken.
• Länkar som alla kan öppna är avstängda, eller tillåtna bara med obligatoriskt utgångsdatum och endast läsbehörighet.
• Gäster måste verifiera sig med sin e-postadress innan de kommer åt materialet.
• Gäståtkomst till SharePoint och OneDrive upphör automatiskt efter en vald tid om den inte förnyas.
• Webbplatser med känsligt innehåll, som ekonomi och personal, tillåter ingen extern delning alls.
• Bara ägare av ett team eller en webbplats kan bjuda in nya gäster.

Exakt vilka alternativ som finns beror på er licensnivå. Vissa funktioner för granskning av gäster, känslighetsetiketter och mer detaljerad styrning ingår bara i de högre nivåerna. Skillnaderna går vi igenom i Microsoft 365 Business Basic, Standard eller Premium.

Inloggning för gäster

Gäster loggar in med sitt eget konto, och det är deras organisation som ansvarar för deras lösenord. Ni kan ändå ställa krav, till exempel att gäster måste använda tvåstegsverifiering för att komma åt era resurser. Om ni redan arbetar med villkorlig åtkomst i Microsoft 365 går det ofta att låta reglerna omfatta gäster också.

Vanliga risker med extern delning

De flesta problem med extern delning beror inte på tekniska brister utan på att länkar och gäster lever kvar långt efter att de behövdes. Några mönster återkommer hos många företag:

• Öppna länkar till hela mappar som vidarebefordrats i mejlkedjor och fortfarande fungerar.
• Gäster från avslutade projekt eller tidigare leverantörer som fortfarande har åtkomst.
• Medarbetare som delar från sin personliga OneDrive, så att materialet försvinner eller blir svårt att hitta när de slutar.
• Redigeringsbehörighet där läsbehörighet hade räckt.
• Privata molntjänster och USB-minnen som används för att det upplevs som krångligt att dela på rätt sätt.

Den sista punkten är viktig. Om den godkända vägen är för krånglig hittar medarbetarna egna lösningar, och då har ni ingen kontroll alls. Målet är därför inte att stänga allt, utan att göra det säkra sättet till det enklaste.

Rutiner som håller ordning över tid

Tekniska inställningar räcker en bit, men rutinerna avgör om ordningen håller. Skriv ner några enkla regler i er IT-policy och gå igenom dem med alla medarbetare.

Dela från gemensamma ytor

Material som rör kunder och projekt bör delas från en gemensam SharePoint-webbplats eller ett team, inte från en persons OneDrive. Då ligger filerna kvar hos företaget även om den som delade slutar, och fler kan ta över ansvaret för samarbetet.

Separata ytor för externa samarbeten

Skapa ett eget team eller en egen webbplats för större externa samarbeten i stället för att bjuda in gäster till befintliga interna team. Det minskar risken att en gäst ser kanaler eller filer som aldrig var tänkta för hen, och det blir enkelt att stänga hela ytan när projektet är klart.

Regelbunden genomgång

Bestäm hur ofta ni går igenom externa gäster och delade länkar, till exempel en gång per kvartal. I administrationsportalen finns rapporter över gäster och delningar. Ta bort gäster som inte längre samarbetar med er och stäng länkar som inte behövs. När en medarbetare slutar ingår det i offboardingen att se över vad hen har delat externt.

Känsligt material och personuppgifter

När ni delar personuppgifter, avtal eller ekonomiskt underlag behövs mer än en vanlig länk. Dela bara det mottagaren behöver, med läsbehörighet och ett utgångsdatum. Överväg att blockera nedladdning för material som bara ska läsas. Högre licensnivåer ger möjlighet att märka dokument med känslighetsetiketter som följer filen och kan begränsa vad mottagaren får göra.

GDPR ställer krav på att personuppgifter skyddas och att ni vet vem som har tillgång till dem. Vilka krav som gäller just er verksamhet bör ni stämma av med IMY eller en jurist. Den tekniska delen – behörigheter, loggning och inställningar – hjälper vi gärna till med. Läs mer i GDPR och IT-säkerhet.

Checklista: säker extern delning

Sammanfattning

Att dela filer externt i Microsoft 365 kan vara både smidigt och säkert. Använd delningslänkar till namngivna personer för enstaka filer, gäståtkomst i separata ytor för längre samarbeten, och låt utgångsdatum och regelbundna genomgångar städa bort det som inte längre behövs. Med rätt grundinställningar blir det säkra sättet också det enklaste för medarbetarna.

Vi hjälper företag i hela Stockholmsområdet, bland annat i Stockholm City och Solna, att sätta upp och sköta Microsoft 365 med inställningar som passar verksamheten, och att löpande följa upp IT-säkerheten. IT Support Stockholm drivs av Tele-Byrån i Kalmar AB. Kontakta oss för en kostnadsfri genomgång av era delningsinställningar.

Vanliga frågor