OneDrive är för de flesta i Stockholm navet i det dagliga arbetet. Det är där vi sparar våra dokument, delar filer med kollegor och ser till att vi har tillgång till vårt arbete oavsett om vi sitter vid kontorsskrivbordet, hemma vid köksbordet eller på tåget. När den lilla molnikonen nere vid klockan börjar visa ett rött kryss eller en ständig blå snurr-ikon, kan det snabbt leda till stress. Kommer mina ändringar att sparas? Ser mina kollegor den senaste versionen?
Synkroniseringsfel i OneDrive kan vara allt från små irritationsmoment till allvarliga hinder för arbetet. Ofta beror det på att programmet har fastnat i en loop när det försöker hantera en fil som är öppen i ett annat program, eller att ett filnamn innehåller tecken som molnet inte gillar. Det fina med OneDrive är att det är byggt för att vara robust; dina filer försvinner extremt sällan, de bara väntar på att få 'komma hem' till molnet.
I den här guiden går vi igenom praktiska och säkra sätt att få igång synken igen. Vi fokuserar på lösningar som du själv kan göra utan att vara IT-expert, och förklarar vad de olika symbolerna faktiskt betyder så att du vet vad som händer med dina dokument.
Snabbkoll – prova själv först
- Kontrollera molnikonens status. Titta på molnikonen i aktivitetsfältet (vid klockan). Om den är blå eller vit är allt normalt. Ett rött kryss betyder ett allvarligt synkfel, medan en gul varningsskylt ofta betyder att lagringsutrymmet börjar ta slut. Klicka på ikonen för att se en lista över de filer som inte kan synkas och läs det specifika felmeddelandet – ofta står lösningen direkt där, till exempel 'Logga in igen' eller 'Döp om filen'.
- Stäng och starta om OneDrive. Högerklicka på molnikonen och välj 'Stäng OneDrive' (du kan behöva gå in i inställningar för att hitta knappen). Vänta några sekunder och starta sedan om programmet genom att söka efter 'OneDrive' i Start-menyn. Detta är den digitala motsvarigheten till en kalldusch och löser 90% av alla fall där synken bara har 'hängt sig' utan tydlig orsak.
- Kontrollera filnamn och sökvägar. OneDrive har svårt med filer som har extremt långa namn eller ligger i mappar som är begravda djupt i andra mappar (den totala längden får inte överstiga 260 tecken). Se även till att filnamnen inte innehåller ogiltiga tecken som * : < > ? / |. Om du hittar en sådan fil, prova att döpa om den till något kortare och enklare, så kommer synken ofta igång direkt.
- Verifiera ditt lagringsutrymme. Logga in på din Microsoft 365-portal (portal.office.com) och välj OneDrive. Titta längst ner i vänsterhörnet för att se hur mycket plats du har kvar. Om ditt lagringsutrymme är fullt kommer inga nya filer att laddas upp. Du kan behöva rensa din papperskorg i OneDrive-webben eller ta bort gamla tunga filer för att frigöra utrymme så att synken kan fortsätta.
- Pausa och återuppta synkronisering. Klicka på molnikonen, välj kugghjulet och sedan 'Pausa synkronisering'. Välj till exempel 2 timmar. Vänta en minut och välj sedan 'Återuppta synkronisering'. Detta tvingar OneDrive att göra en ny inventering av alla filer på din dator och jämföra dem med molnet, vilket kan lösa situationer där programmet har missat att en fil har ändrats.
- Kontrollera 'Filer vid behov' (Files On-Demand). Om du ser en ikon med ett litet moln bredvid dina filer i Utforskaren, betyder det att de bara finns i molnet och laddas ner när du öppnar dem. Om du inte har internetuppkoppling kan du inte öppna dessa. Om du vet att du ska arbeta offline, högerklicka på dina viktigaste mappar och välj 'Behåll alltid på den här enheten'. Då laddas de ner lokalt och synkas så fort du får internet igen.
Vanliga orsaker
Filkonflikter
Om du och en kollega redigerar samma fil samtidigt utan att vara online, kan OneDrive inte avgöra vilken version som ska sparas och stannar då upp för att be dig välja.
Begränsad bandbredd
Om du sitter på ett långsamt hotell-wifi eller använder en mobil hotspot kan OneDrive pausa synken automatiskt för att inte förbruka all din data.
Office-tillägg som låser filer
Vissa program, särskilt Excel-filer med många makron eller kopplingar, kan hålla en fil 'låst' även efter att du har stängt den, vilket hindrar OneDrive från att ladda upp den.
Antivirus-scanning
Vissa säkerhetsprogram granskar varje fil som ändras så noggrant att de blockerar OneDrive från att komma åt filen under tiden, vilket skapar en kö av osynkade dokument.
Utgången licens
Om din Microsoft 365-licens har löpt ut eller ändrats kan din OneDrive-klient förlora rätten att skriva till molnet, vilket stoppar all synk omedelbart.
OneDrive vs SharePoint – vad är skillnaden?
Många blir förvirrade av att de har både en OneDrive-mapp och en eller flera SharePoint-mappar i sin Utforskare. Enkelt uttryckt är OneDrive din personliga arbetsyta (tänk 'mina dokument'), medan SharePoint är företagets gemensamma arkiv (tänk 'servern'). Båda använder dock samma teknik (OneDrive-klienten) för att synka filer till din dator.
Om du har problem med att en gemensam mapp inte synkar, är det ofta en SharePoint-synk som har brutits. Lösningen är oftast densamma som för OneDrive, men ibland behöver du gå till SharePoint-sidan i webbläsaren och klicka på 'Synka'-knappen igen för att återställa kopplingen.
Kom också ihåg att OneDrive har en funktion som heter 'Version History'. Om en synk går fel och du råkar spara över ett viktigt dokument med en gammal version, kan du nästan alltid högerklicka på filen och välja 'Versionshistorik' för att gå tillbaka till hur filen såg ut för en timme eller en dag sedan. Det är din bästa livförsäkring i det dagliga arbetet.
När ska ni ringa IT?
- Om du ser meddelandet 'Ett synkroniseringsfel uppstod' och inga av stegen ovan hjälper.
- Om du har raderat filer av misstag och de inte finns i papperskorgen på webben.
- Om OneDrive-ikonen helt har försvunnit från ditt aktivitetsfält och inte går att starta.
- Om du misstänker att din dator har slut på hårddiskutrymme för att kunna synka ner filer.
- Vi på IT Support Stockholm kan hjälpa till att återställa tidigare versioner av dokument om synken har skapat felaktiga kopior.
- Om du behöver flytta stora mängder data (flera hundra GB) och vill ha hjälp att göra det säkert.
Vanliga frågor
Varför är vissa ikoner gröna och andra blå?
En grön bock med vit bakgrund betyder att filen finns på din dator men kan rensas för att spara plats. En helt grön cirkel betyder att filen alltid ska finnas kvar på din dator, även offline.
Kan jag synka mina privata filer också?
Ja, du kan ha både en privat OneDrive och en jobb-OneDrive igång samtidigt. De visas som en vit respektive en blå molnikon.
Hur stoppar jag en synk som tar för lång tid?
Du kan pausa synken via kugghjulsmenyn. Om det är en specifik stor fil som spärrar kan du flytta ut den ur OneDrive-mappen tillfälligt.
Vad händer om jag raderar en fil på datorn?
Om synken fungerar kommer den även att raderas i molnet. Den hamnar dock i papperskorgen både lokalt och på webben, så den går att återställa.
Läs mer: Läs mer om OneDrive och SharePoint · Tjänst: Microsoft 365 & Google Workspace